La gestion de vos actions et des tâches de vos projets peut vite se révéler être un calvaire et engendrer une perte d’efficacité importante : comment organiser les listes d’actions ? Comment les prioriser les unes par rapport aux autres ? Comment choisir entre une tâche importante et une autre urgente ? Comment faire pour ne jamais oublier une action d’une des nombreuses feuilles Excel plus ou moins à jour ?
Cet article va tenter de vous donner les clés pour gagner en efficacité au quotidien dans la gestion de vos actions, tâches et todo listes et présente en fin d’article la réponse de Clouderial sur ce sujet.

Sommaire

1. Vocabulaire,
2. Utilisez un outil unique pour vos tâches et vos actions,
3. Gérez la priorité en fonction de l’importance et de l’urgence,
4. Evaluez la charge de travail,
5. Déléguez la mise à jour aux acteurs directement,
6. Restez informé par des notifications,
7. Faites attention aux excès,
8. Les réponses apportées par les outils collaboratifs Clouderial

Vocabulaire

Un petit mot de vocabulaire avant de commencer :

• tâche : élément du WBS (Work Breakdown Structure) d’un projet. Une tâche est en général directement liée à une charge d’un projet.
• action : « un truc à faire » qui ne fait pas partie du WBS mais qui contribue à la bonne marche du projet. Les actions sont en général comptabilisées dans la tâche pilotage du WBS.
• todo liste : une liste d’actions souvent issue d’une réunion périodique ou non. Cette liste est en général suivi par le chef de projet qui va affecter les tâches et vérifier qu’elles ont été effectuées à temps, les prioriser, … Dans une organisation importante, il y a en général plusieurs todo liste et vous pouvez très bien vous retrouvez en action sur une liste que vous ne connaissez pas. Ex: vous avez loupé une réunion et on vous a « coller » une action (en vertu du fait que les absents ont toujours tord…).

Gérer ses tâches et actions dans un unique outil

Le premier conseil est de piloter vos tâches, actions et todo liste depuis un unique outil. Que cela soit une feuille type Excel ou un outil dans le Cloud, il est important d’avoir une vision complète à un instant donné de tout ce qui est en cours et de tout ce que vous avez à faire. Sinon, il vous sera impossible de les prioriser efficacement. Même si vos tâches sont dans plusieurs todo listes, il est important que vous ayez une vision consolidée de tout ce que vous avez à faire.

Prioriser vos actions en prenant en compte l’importance et l’urgence

Sur chacune de vos tâches et actions, mettez en place 2 critères :

1. l’importance : on mesure l’importance en répondant à cette question : si cette tâche n’est pas faite quel impact cela a sur le cours du projet ?
2. l’urgence : trouvez la date au plus tard de fin de réalisation de cette tâche et posez vous la question de savoir si la tâche ou l’action n’est pas faite à l’heure dite, quel impact cela a sur le projet ?

Si vous êtes normalement constitué, vous aurez souvent du mal à distinguer ces deux critères. Gardez en tête que l’urgence doit toujours faire référence à une date donnée. Si le temps n’intervient pas, c’est certainement l’importance qui est en jeu et non l’urgence.

Par ailleurs, il faut avoir conscience que ces notions varient dans le temps : une tâche non urgente à un instant t peut le devenir (si elle traine trop ou dans le cas d’un changement de contexte). Il faut donc régulièrement revisiter l’ensemble de ses tâches régulièrement et toujours garder un oeil critique sur cette liste.

Pour trier au mieux, je vous conseille alors de définir la priorité de l’action comme étant le produit de l’importance par l’urgence. Notez l’importance et l’urgence sur une échelle de 1 à 3 (ou 4 ou 5 si vous avez besoin de plus de détail mais attention dans ce cas aux dérives). Le produit des deux vous donnera la priorité à appliquer.

Vous n’avez plus qu’à lister vos tâches par ordre de priorité décroissante puis par date de fin au plus tard (en cas de tâches de priorité équivalente) pour savoir dans quel ordre vous devriez réaliser vos tâches.

Prendre en compte la charge de travail de la tâche

Le dernier point que l’on doit prendre en considération est la charge de travail de la tâche (ou action). En effet, à priorité égale, vous avez toujours intérêt à démarrer une tâche longue, avant les tâches courtes. En complément, une vision du travail effectué, restant et planifié est une aide précieuse pour les tâches qui nécessite un effort important.

Déléguer les mises à jour directement à vos acteurs

Lorsqu’une tâche est affectée à un acteur et que celui-ci a avancé ou terminé son travail, il est souvent plus intéressant de faire faire la mise à jour directement par l’acteur plutôt que d’aller vous même faire le tour des intervenant pour savoir si ils ont avancés. Vous gagnez ainsi un temps précieux dans les phases de mises à jour. Un outil collaboratif est alors indispensable : oubliez les mises à jour concurrente sur la même feuille Excel, cela ne vous apportera que des ennuis.

Etre notifié des évènements

Le corollaire de la délégation des tâches est la possibilité d’être notifié lorsqu’un changement important a lieu sur une tâche ou sur une todo liste. Vous gardez ainsi un oeil en permanence sur vos tâches les plus critiques dont vous avez déléguées la mise à jour. En gestion de crise par exemple, vous avez besoin de savoir en quasi temps réel qui fait quoi, quelles tâches sont démarrées, quelles actions sont closes, etc. Cette fonction de notification vous permet d’être informé en temps réel de ce qui se passe.

Attention aux dérives

Certaines dérives sont couramment constatées et il convient d’y prêter une attention particulière :

1. ne jamais faire les tâches non prioritaires : les tâches non importantes et non urgentes risquent de n’être jamais effectuées car il y a toujours plus prioritaire à faire : pour éviter ce phénomènre, vous devez impérativement, même si ça vous parait superflux mettre une date de fin au plus tard à vos tâches. Lorsque la date de fin approche, n’hésitez pas à faire remonter l’urgence de ces tâches afin de les prioriser. Vous pouvez aussi faire comme certain chef de projet qui prennent régulièrement 2 ou 3 jours pour effectuer et clore les tâches non prioritaires.
2. vouloir gérer trop finement les priorités : la priorité est un indicateur macro et par nature imprécis. Il est donc  inutile de passer trop de temps à régler finement les priorités de vos tâches. Utilisez la priorité comme un indicateur mais gardez votre esprit critique.

Quelles fonctions sont disponibles dans la solution collaborative Clouderial ?

La solution Clouderial est une suite d’applications collaboratives, simples et interconnectées les unes aux autres afin d’éviter les doubles saisies. Une des applications proposées est l’application « tâche » qui permet de gérer vos tâches, vos actions et vos todo liste. L’ensemble des concepts et bonnes pratiques énoncées dans cet article ont été repris dans cette application. A savoir :

• une vision unique et centralisée de vos tâches projets et de vos actions. Cette liste unique est munie d’un filtrage avancé qui vous permet de ne sélectionner que les tâches dont vous êtes acteurs, que celles que vous avez créées, que les tâches d’un projet, que les tâches d’une liste, …
• l’organisation possible de vos tâches en différentes listes,
• l’affectation d’une tâche à un acteur ou l’auto-affectation d »une tâche non affectée si l’option est présente,
• une priorisation automatique basée sur les concepts d’importance et d’urgence comme énoncé ci-dessus,
• la possibilité de spécifier le travail prévisionnel, le travail effectué et le travail restant sur chaque tâche. Le travail réalisé et prévisionnel peut être mis à jour via l’utilisation d’une feuille de temps (timesheet), via l’enregistrement d’un début / fin de travail ou manuellement,
• le rattachement d’une tâche à une charge d’un projet. Les mises à jour de la charge se font alors automatiquement en fonction de ce qui a été saisie sur les tâches. Une charge peut se décomposer en plusieurs tâches. Le principe retenu étant qu’une tâche ne peut être affectée qu’un à seul acteur ,
• la délégation de la mise d’une tâche ou d’une liste de tâches à une ou plusieurs personnes. Cette délégation s’appuie sur la fonction classique de partage de document décrite ICI.
• la possibilité au niveau de la liste ou au niveau de la tâche d’être notifié des changements intervenus sur la tâche,
• un rappel automatique paramétrable par tâche ou au niveau de la todo liste pour être averti lorsque la date de fin au plus tard est proche.

Cet ensemble de fonctions fait de cette application un incontournable de la gestion de projet. Le fait qu’elle soit accessible de partout sur tous les équipements connectés (mobiles, tablettes, …) fait que vous pouvez mettre à jour au plus tôt les actions pour être sûr de ne pas en oublier. L’aspect collaboratif vous permet de déléguer les mises à jour à vos collaborateurs.

Image credit: iqoncept / 123RF Banque d’images

Categories: Application "Tâche", Applications, Articles, Info

Tags: action, prioriser, tache, todo list