Il est maintenant possible de numéroter automatiquement vos factures, devis et bons de commande avec le format de numéro utilisé dans votre entreprise. Cette nouvelle fonction permet aux applications Clouderial de se rapprocher encore un peu plus d’un ERP (cf. La gestion commerciale pour plus d’informations à ce sujet). Que vous utilisiez la gestion de factures en ligne de façon autonome ou partagée avec vos collaborateurs, la numérotation automatique des factures, devis et bons de commande vous permet de simplifier la gestion de vos documents en ligne.

Sommaire

1. Configurer les compteurs automatiques,
2. Numéroter automatiquement vos factures, devis et bons de commande

Configurer les compteurs automatiques

La génération automatique de numéro doit être configurée avant de pouvoir être utilisée. Cela se passe dans votre Espace Client, à la rubrique Facture, onglet Mes compteurs. Vous arrivez sur cette page de configuration des compteurs :

Partager les compteurs dans l’entreprise

La case à cocher « Utiliser un autre compte » vous permet de vous rattacher aux compteurs d’un autre utilisateur afin de partager la même liste. Très utile pour les TPE ou PME dans laquelle plusieurs personnes vont faire des factures et des devis, cette fonction vous permet de partager le même compteur. Vous choisissez un utilisateur de votre TPE, PME qui portera les compteurs, et les autres viendront se rattacher à ses compteurs.

Pour se rattacher, cochez la case « Utiliser un autre compte« . Vos compteurs propres sont masqués et vous entrez le compte sur lequel vous voulez vous rattacher dans la zone de saisie qui s’affiche alors :

Validez ensuite le formulaire et le rattachement est effectif.

Paramétrer vos compteurs de devis, facture et bon de commande

Si la case à cocher « Utiliser un autre compte » est décocher, vos compteurs propres sont affichés et seront utilisés lors de la création de facture, devis et bon de commande.

Chaque compteur est constitué de 3 zones de saisies :

1. un préfixe : un texte fixe qui viendra s’accoler à la valeur du compteur. Ce préfixe peut être vide,
2. une valeur de compteur : cette valeur constitue le numéro qui s’incrémentera automatiquement à chaque génération de numéro. Le nombre de chiffre que vous saisissez est significatif et indique au compteur la taille qu’il doit prendre. Par exemple : 00 indique une valeur de compteur sur 2 chiffres et donc de 00 à 99. La taille trouvée est indiqué dans le champ « Taille compteur« . La valeur saisie sera utilisée pour la prochaine génération de numéro. Cela vous permet de ne pas avoir de rupture dans vos numérotations de factures (contrainte légale) et de repartir au dernier numéro de votre ancien outil,
3. un suffixe : un texte fixe qui sera accoler en fin de compteur. Le suffixe peut être laissé vide.

Après modification de ces 3 paramètres, le prochain numéro de facture / devis / bon de commande qui sera généré est affiché en gros caractère : 

Quelques exemples courant

Un simple numéro sur 10 chiffres commençant à 123456 :

préfixe : vide,

valeur : 0000123456

suffixe : vide

Un numéro de facture commençant F, puis un compteur et finissant par l’année :

préfixe : F-

valeur : 0001

suffixe : -2016

Numéroter automatiquement vos factures, devis et bons de commande

Une fois paramétrés, vos compteurs s’utilisent dans les fenêtres de création de facture, devis et bon de commande en appuyant sur le bouton . Exemple de fenêtre de création de facture, devis et bon de commande :

Un lien vers la page de configuration de vos compteurs « Gérer vos compteurs » est présent en dessous de chaque bouton  pour vous permettre de vérifier ou paramétrer les valeurs de compteurs.

L’appui sur le bouton  ajoute automatiquement le numéro de facture dans la zone de saisie « Numéro » (celui qui correspond au « Prochain numéro généré« ) et incrémente la valeur du compteur pour la prochaine fois. Après appui le bouton se désactive pour éviter de générer 2 numéros pour le même document ce qui laisserait un trou dans la numérotation.

En conclusion

La fonction de numérotation auttomatique des factures, devis et bons de commande vous assure une continuité dans la numérotation de vos documents comptables.

Comme d’habitude n’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires, remarques ou autres suggestions soit directement dans les commentaires de cette page ou soit sur le forum.

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