En complément du transfert sécurisé de fichiers , vous partagez des fichiers avec vos clients, collaborateur, fournisseurs, … Cette fonction est un véritable coffre-fort électronique qui vous permet de créer des espaces partagés de fichiers, de partager ces espaces en lecture ou en lecture/écriture avec des groupes d’utilisateurs, d’organiser vos espaces de partage sous la forme de répertoires et sous-répertoires comme vous le feriez sur votre disque dur, de télécharger des fichiers dans ces répertoires et de verrouiller des fichiers (pour empêcher leur modification par exemple). Sans modification de prix, Découvrez toutes les fonctions de cette application !

Sommaire

1. Présentation de l’application de partage de fichiers,
2. Créer un espace partagé de fichiers,
3. Créer un répertoire dans un espace ou dans un répertoire parent,
4. Supprimer un espace partagé,
5. Supprimer un répertoire ou des fichiers,
6. Téléverser (upload) des fichiers dans un espace ou dans un répertoire,
7. Télécharger les fichiers depuis l’espace partagé,
8. Verrouiller / déverrouiller un fichier,
9. Ouvrir / fermer les espaces et les répertoires,
10. Recharger la page,
11. Réorganiser les espaces de partage,
12. Filtrer la liste des espaces,
13. Partagez les espaces,
14. Compresser / décompresser des répertoires,
15. L’import de données massives et structurées,
16. En conclusion,
17. Une dernière petite chose

 

 

Présentation de l’application de partage de fichiers

La fonction est accessible dans l’application fichiers, onglet « Espaces partagés » ou directement en cliquant ici.

L’application se décompose de la manière suivante :

L’application de partage de fichiers se présente de la manière suivante :

1. une aide en ligne décrivant les principes de fonctionnement et ramenant directement sur cette page ainsi que sur une vidéo Youtube de présentation,
2. une zone de dépose de vos fichiers pour les transferts vers l’espace partagé sélectionné. Vous glissez-déposez vos fichiers dans cette zone pour les charger dans l’espace,
3. la liste des espaces partagés (vide dans l’exemple) avec les boutons d’actions associés,
4. une synthèse du nombre de fichiers, du volume total utilisé et de votre quota (dépendant de votre offre),
5. un filtre permettant de filtrer les espaces affichés.

Créer un espace partagé de fichiers

La création d’un espace partagé se fait en cliquant sur le bouton . L’application vous demande un nom, vous validez le nom et l’espace est créé.

Simple non ?

Chaque espace partagé peut être vu comme un coffre-fort électronique ou un espace de stockage en ligne stockant ou partageant vos documents. Plus besoin de saturer les boites mail de vos correspondants avec des fichiers volumineux !

 

Créer un répertoire dans un espace ou dans un répertoire parent

Pour créer un répertoire, vous devez :

1. sélectionner l’espace ou le répertoire parent,
2. cliquer sur le bouton ,
3. donnez un nom au répertoire

Le répertoire est maintenant créé dans l’espace ou le répertoire parent sélectionné.

Vous utilisez la même procédure en sélectionnant initialement un répertoire pour créer un sous-répertoire.

 

Supprimer un espace partagé

Pour supprimer, vous sélectionnez un ou plusieurs espaces partagés et vous appuyez sur le bouton . Après confirmation, l’espace partagé sera supprimé définitivement.

Attention : tous les répertoires, sous-répertoires et tous les fichiers de ces répertoires sont définitivement supprimés. Pour des raisons de sécurité, il n’y a aucun moyen d’annuler ou de retrouver un fichier supprimé.

 

Supprimer un répertoire ou des fichiers

La suppression de fichiers (resp. répertoires) se fait simplement en sélectionnant les fichiers (resp. répertoires) à supprimer et en cliquant sur le bouton  . Après l’inévitable popup de confirmation, tous les fichiers et les répertoires sélectionnés sont supprimés ainsi que tout ce qu’ils contenaient.

Attention : les suppressions sont définitives. Pour des raisons de sécurité, il n’y a aucun moyen d’annuler ou de retrouver un fichier supprimé.

 

Téléverser (upload) des fichiers dans un espace ou dans un répertoire

Pour téléversez (upload) des fichiers dans un espace ou dans un répertoire, vous devez d’abord sélectionner, l’espace ou le répertoire dans lequel vont être transférés les fichiers. Ensuite vous avez 2 possibilités :

1. vous appuyez sur le bouton de téléversement ,
2. ou vous glissez-déposer vos fichiers depuis votre explorateur de fichiers dans la zone entourée de tirets bleu. Si ce n’est pas clair, je vous conseille la vidéo de démonstration ici. 

Vous arrivez ensuite sur la fenêtre de sélection des fichiers suivante :

La liste des fichiers qui seront téléversés est rappelé. Elle est initialisée avec les fichiers qui ont été glissés-déposés dans la zone dédiée. La croix rouge permet de supprimer un fichier de cette liste. Le bouton « Sélect. fichiers » permet d’en ajouter d’autre. Cette popup rappelle dans quel espace et, éventuellement, dans quel répertoire de destination les fichiers vont être déposés.

Appuyez sur le bouton « valider » et le téléversement va démarrer. Suivant la taille des fichiers, l’upload peut être un peu long. Une animation d’attente vous informe de l’état du transfert.

 

Télécharger les fichiers depuis l’espace partagé

Pour télécharger les fichiers vous devez sélectionner les fichiers concernés dans l’arborescence des répertoires et cliquer sur le bouton .

Les fichiers sélectionnés se téléchargent et une animation d’attente vous demande de patienter. Pendant le téléchargement vous pouvez naviguer sur les autres applications mais l’application de partage de fichiers est verrouillée.

 

Verrouiller / déverrouiller un fichier

Le mécanisme de verrou permet d’indiquer aux autres utilisateurs de votre espace que ce fichier est en cours de modification et qu’il ne devrait pas être téléchargé. La pose du verrou se fait au moment du téléchargement du fichier en sélectionnant le ou les fichiers concernés et en appuyant sur le bouton .

Comme pour la fonction de téléchargement simple, l’animation de transfert s’affiche tant que le téléchargement n’est pas terminé. Une fois terminé, le fichier s’affiche précédé d’un verrou :  . Dans cet exemple, le fichier file1.mp4 a été verrouillé mais pas le fichier file2.pdf.

Une fois verrouillé, plus personne ne peut télécharger, ni supprimer le fichier.

Si vous avez les droits en lecture/écriture sur l’espace (cf. ci-dessous « Partager un espace ») vous pouvez forcer le déverrouillage d’un fichier en appuyant sur le bouton .

 

Ouvrir / fermer les espaces et les répertoires

Les espaces et les répertoires peuvent être ouverts ou fermés en appuyant sur les chevrons précédant son icone :

•  permet de fermer tous les espaces,
• indique que l’espace ou le répertoire est fermé. Un clic sur l’icone, ouvre le répertoire. La liste des fichiers d’un répertoire, est téléchargée lors de sa première ouverture uniquement. Si le répertoire contient beaucoup de fichiers, l’ouverture peut donc être ralentie la 1ère fois,
• indique que l’espace ou le répertoire est ouvert. Si il contient des fichiers, ils sont alors affichés. Pour fermer le répertoire, cliquez sur ce chevron.

 

Recharger la page

Pour recharger le contenu des espaces et des répertoires, vous cliquez sur le bouton . Vous noterez que le dernier répertoire que vous avez ouvert reste ouvert lors d’un rechargement.

 

Réorganiser les espaces de partage

A tout moment, vous avez la possibilité de réorganiser vos espaces partagés en faisant glisser un répertoire ou un fichier d’un espace à un autre ou d’un répertoire à un autre.

Pour ce faire vous devez « attraper » (ie cliquer et rester appuyé) l’icone du répertoire ou du fichier que vous voulez déplacer. L’icone de votre souris se transforme alors en croix  et, tout en gardant la souris appuyée, vous bougez le répertoire ou le fichier vers sa destination.

Des blocs hachurés en bleu se créé pour indiquer où votre fichier / répertoire va être déposé. Lachez la souris lorsque la destination vous va et le déplacement s’effectue.

N’hésitez pas à consulter la vidéo de démonstration ici.

 

Filtrer la liste des espaces

Vous pouvez filtrer les espaces qui vont s’afficher en tapant un nom ou un bout du nom de l’espace dans la zone « Filtrer les espaces … ». Dans l’exemple ci-après, seuls les espaces contenant « Space » (ie Mon espace, The Space, Les cochons dans l’espace, …) seront affichés : 

 

Partager les espaces

L’intérêt étant de donner de la visibilité à d’autres interlocuteurs (clients, fournisseurs, collaborateurs) sur vos fichiers, cette fonction n’aurait pas été complète sans possibilité de partager vos fichiers.

Le partage obéit à plusieurs règles :

1. Le partage se fait en lecture seule ou en lecture/écriture,
2. Le partage se fait avec un groupe d’utilisateurs de Clouderial. Si le destinataire n’a pas de compte Clouderial, vous pouvez très simplement l’inviter à partager vos fichiers. Les invitations se font à partir de votre espace client ici,
3. Les groupes d’utilisateurs sont organisés de façon hiérarchique : un groupe peut contenir des sous-groupes, etc. L’idée étant que l’organisation de vos groupes d’utilisateurs reflète l’organisation réelle de vos interlocuteurs,
4. Le partage se fait au niveau de l’espace. Tous les répertoires et les fichiers de l’espace seront partagés avec les mêmes droits et pour les mêmes destinataires. Il n’est pas possible de restreindre la vue d’un fichier ou d’un  répertoire uniquement.

Pour partager un espace, vous sélectionnez l’espace à partager et vous cliquez sur le bouton . Vous arrivez alors sur l’écran de partage classique qui va vous permettre de créer une règle de partage. Plus d’information sur le partage ici .

Compresser et décompresser des répertoires

L’application est munie de deux fonctions qui vont vous permettre de compresser / décompresser des répertoires 

Pour compresser un répertoire sous la forme de fichier zip, il faut :

1. sélectionnez le répertoire que l’on veut compresser,
2. appuyez sur le bouton de compression ,
3. répondez à la question qui demande si on désire supprimer le répertoire après compression. Si vous annulez la suppression le répertoire sera compressé dans un nouveau fichier .zip et le répertoire sera conservé. Les deux seront au même niveau.

Seuls les répertoires sont compressables. On ne peut pas compresser un espace partagé entièrement ni un fichier seul.

Pour décompresser un fichier .zip, il suffit de faire l’opération inverse :

1. sélectionnez le fichier zip à décompresser,
2. appuyez sur le bouton de décompression ,
3. répondez à la question vous demandant si on doit supprimer le fichier zip une fois décompresser. Si vous annulez la suppression, le fichier zip sera conservé et sera au même niveau que les fichiers décompressés.

La structure contenue dans le fichier zip est conservée. Vous pouvez donc créer toute une arborescence de fichier en une seule opération

L’import de données massives et structurées

Si vous devez importer de façon massive des données depuis votre poste local dans un espace partagé, vous pouvez utiliser la méthode suivante :

1. vous compressez l’arborescence des fichiers depuis votre poste local dans un fichier .zip (attention seul le format de compression zip est supporté,
2. vous téléversez le fichier dans le bon répertoire de l’espace partagé en utilisant la fonction décrite ci-dessus,
3. vous décompressez le fichier zip depuis la plate-forme Clouderial.

L’arborescence est alors reconstituée dans votre espace de partage. Il ne vous reste plus qu’à partager cet espace si ce n’est pas déjà fait.

Seuls le format de compression zip est supporté pour l’instant.

En conclusion

Que vous utilisiez cette application :

• pour du stockage en ligne
• pour de la sauvegarde en ligne de vos documents critiques
• pour du partage de documents,

vous avez à disposition un véritable coffre-fort électronique.

Cette application vous simplifiera et sécurisera votre gestion de fichiers avec vos clients, partenaires et collaborateurs et vous évitera tous ces emails avec des documents en pièce jointe. N’hésitez pas à laisser des commentaires ou à faire de nouvelles propositions dans le forum accessible ici 

 

Une dernière petite chose …

Le volume total de stockage dépend de votre type de compte et est rappelé dans nos conditions générales.

Cette fonction est disponible sans modification de nos prix déjà parmi les meilleurs du marché.

 

 

Droit d’auteur: vladru / 123RF Banque d’images

Categories: Applications, Articles, Info, Tutoriels

Tags: espace partagé, fichiers, files, shared space, transfert