Cette fonction permet, en un seul clic, d’initialiser la facture à partir des charges du projet associé. Si votre facture est associée à un projet (nous vous conseillons de le faire), vous pouvez importer les charges marquées comme refacturables du projet. Vous avez ainsi initialisé votre facture en 1 clic sans risque d’erreurs de saisie.

Vous pouvez créer et initialiser une facture à partir de la duplication d’un devis. En 1 clic votre facture est prête à être transmise au destinataire.

Après cette initialisation, vous avez évidemment la possibilité d’ajouter , modifier ou supprimer les lignes de la facture.

L’émission de la facture se fait simplement depuis la liste des factures en sélectionnant l’action « Envoyer au destinataire ». Une popup d’envoi s’ouvre alors vous permettant d’ajouter un message à cet envoi et de préciser l’adresse mail qui sera utilisée pour l’envoi. Par défaut, cette adresse est pré-renseignée avec l’adresse du client si la facture est liée à un projet qui lui-même est lié à un client.

Si le partage avec ce client n’a pas été effectué, un message vous prévient que le client ne pourra accéder à sa facture directement depuis l’application et vous invite à tagguer le document ou à paramétrer le partage.

Cette application ne permet pas au destinataire de payer la facture directement en ligne. Vous restez maître du paiement de la facture, de son encaissement et des éventuelles relances.

Cette fonction, valable aussi bien pour les devis que pour les factures, vous permet de modifier le modèle utilisé (nommé template) pour générer le document pdf. La personnalisation peut se faire à 2 niveaux :

1. soit en modifiant simplement le logo, les couleurs, la police utilisée, le bas de page, les conditions de paiement et vos informations bancaires,
2. soit en modifiant totalement la structure du modèle. Cette fonction nécessite des compétences en développement (html, Freemarker et Mpdf).

Lorsque l’on adapte un modèle, un exemple de facture (ou de devis) avec des données de tests peut être généré en cliquant sur le bouton de prévisualisation. Ceci permet, avant sauvegarde, de vérifier et d’adapter le template.

Associer sa facture ou son devis à un projet permet d’éviter toutes les doubles saisies qui sont sources d’erreurs. En effet, vous pouvez initialiser les charges du projet à partir d’un devis et une fois le projet terminé, vous pouvez générer la facture à partir des charges refacturables du projet.

Si le projet est lui-même associé à un client, les informations du client (adresse de facturation…) sont automatiquement récupérées pour initialiser le devis ou la facture.

Le partage d’une facture ou d’un devis suit les mêmes principes que tous les partages des documents dans les applications Clouderial. L’article suivant vous explique comment partager un document.

Les abaques de chiffrages sont des tables pré-programmées et réutilisables qui permettent un chiffrage très rapide, simplement en donnant un chiffre. L’application vous permet :

1. de créer vos abaques à l’aide d’un éditeur intégré,
2. de créer des lignes de devis à partir des abaques existants,
3. de surcharger les valeurs données par l’abaque pour répondre à des cas particuliers.

L’application vous permet d’insérer des lignes de 2 façons :

1. Soit par création d’une ligne simple pour laquelle vous précisez le nombre d’items, le prix unitaire, un libellé…
2. Soit par l’intégration d’un abaque de chiffrage. Cf. ci-contre.

Vous avez la possibilité de spécifier des lignes qui sont proportionnelles au total des autres lignes de même type (horaire, fournitures, autre). Ces lignes sont automatiquement recalculées à chaque fois qu’une ligne de même type est modifiée ou insérée. Si, par exemple, vous voulez ajouter une ligne qui fasse 15% du total des lignes de type fournitures (pour garantie ou maintenance par exemple), il suffit de cocher la case « pourcentage ».

Les lignes insérées à partir d’abaques peuvent aussi être des lignes proportionnelles.

Une fois partagé avec le destinataire, celui-ci à la possibilité d’accepter le devis. Cet acte constitue un bon pour lancement des travaux. Vous et le destinataire êtes prévenus par mail que le devis a été accepté.

Une fois accepté, un devis n’est plus modifiable ni par l’émetteur, ni par le destinataire.