Le transfert de fichiers sécurisé

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La famille Clouderial s’agrandit pour accueillir le transfert de fichiers sécurisé. Cette fonction gratuite et illimitée en nombre de fichiers, vous permet de transférer des fichiers, des documents stockés sur votre ordinateur vers n’importe quel utilisateur de Clouderial. Si le destinataire n’a pas de compte sur Clouderial, un compte gratuit lui sera créé, ce qui lui permettra de télécharger le fichier mais aussi d’en envoyer.

Le transfert sécurisé de fichiers volumineux

Dans cet article nous allons voir comment transférer de manière sécurisée un ou plusieurs fichiers entre 2 utilisateurs de la plate-forme Clouderial.

Attention : cette fonction est différente et complémentaire du transfert de documents dématérialisés dans le sens où il s’agit ici de transférer physiquement un ou plusieurs fichiers d’un ordinateur à un autre en passant par la plate-forme Clouderial. Le transfert de documents dématérialisés permet à un destinataire de télécharger uniquement des factures / devis / bons de commande gérés par la plate-forme sans qu’il y ait de transfert de fichier d’un ordinateur à un autre.

Voir un tutoriel vidéo sur le transfert de fichiers volumineux.

Sommaire

  1. Gratuité : une solution de transfert sécurisé totalement gratuite,
  2. Sécurité : découvrez les mécanismes de sécurisation mis en oeuvre,
  3. Comment transférer un fichier vers un destinataires : mode d’emploi de l’envoi de fichier(s),
  4. Comment télécharger un fichier qui vous a été transféré : mode d’emploi de la réception et du téléchargement de fichier(s)

Gratuité

Cette fonction est totalement gratuite dans le sens où son utilisation ne vient pas imputer vos crédits. Elle est par ailleurs illimitée en nombre de fichiers et illimitée en volume pour les comptes Entreprise. Pour les comptes qui ne sont pas Entreprise, les limitations sont rappelées ici : Quelles sont les offres disponibles ?

Sécurité

Chez Clouderial, nous prenons à coeur la confidentialité de vos données et de vos documents. Pour cela, nous avons mis en place un certain nombre de mécanismes de sécurité :

  1. les destinataires sont nominatifs : il n’est pas prévu de multi-diffuser un fichier à plusieurs destinataires. Un fichier ne peut avoir qu’un seul destinataire et seul celui-ci pourra le télécharger après authentification sur la plate-forme Clouderial.
  2. aucun transfert par mail : tous les transferts se font à travers la plate-forme Clouderial. Le destinataire et l’émetteur sont donc dûment authentifiés ce qui garanti que les fichiers ne sont visibles que par ces 2 personnes. Nous nous méfions de l’email comme moyen d’échange et donc aucun transfert par mail n’est effectué. Seul les notifications de présence de fichiers à télécharger sont envoyées par mail. Même si ce mail était intercepté, l’intercepteur ne pourrait avoir accès au fichier puisque le document n’est visible que par le destinataire.
  3. durée d’expiration courte : chaque fichier est muni d’une durée d’expiration au delà de laquelle, le fichier est définitivement supprimé sans possibilité de récupération. Vous pouvez choisir la durée d’expiration de votre envoi parmi les choix suivants : 4 h, 12 h, 1 jour, 2 jour ou une semaine. En fonction de la criticité de votre document, vous pouvez donc laisser plus ou moins de temps au destinataire pour le télécharger.
  4. suppression après téléchargement : lors du téléchargement par le destinataire, nous demandons au destinataire confirmation que le fichier a bien été récupéré. Si l’utilisateur confirme, le fichier est définitivement supprimé de nos plate-formes.
  5. utilisation d’un coffre fort numérique : pendant leur transfert (entre l’envoi par l’émetteur et le téléchargement par le destinataire), les fichiers sont stockés dans un coffre-fort numérique du numéro 1 du Cloud mondial, notre partenaire Amazon Web Services (AWS). Les mécanismes de protection d’AWS garantissent la sécurité d’accès aux fichiers.
  6. transferts cryptés : évidemment tous les transferts entre les différentes plates-formes sont cryptés

En synthèse, nous considérons que notre transfert de fichiers est très sécurisé et qu’il peut être utilisé sans risque même pour des documents sensibles.

Comment transférer un fichier vers un destinataire ?

Pour effectuer un transfert d’un ou plusieurs fichiers, il faut commencer par se rendre sur l’application ‘Fichier’ en cliquant sur l’icone icone application fichier depuis la barre de menu.

Vous arrivez alors sur l’application fichier. L’affichage se présente sous cette forme :

transfert fichier sécurisé

La page est divisée en 3 zones :

  • le bloc de dépôt en bleu pointillé : vous pouvez directement glisser et déposer vos fichiers dans cette zone (depuis un explorateur par exemple). Le déplacement de fichiers dans cette zone, ouvre directement la popup d’envoi de fichiers avec les fichiers déposés,
  • la liste des fichiers reçus : dans cette liste vous allez retrouver tous les fichiers qui vous ont été envoyés et que vous n’avez pas encore téléchargés. Une fois téléchargés, les fichiers disparaissent de cette liste,
  • la liste des fichiers envoyés : cette liste contient tous les fichiers envoyés qui n’ont pas été téléchargés par le destinataire. Une fois téléchargés par le destinataire, les fichiers disparaissent de cette liste.

Pour envoyer un ou plusieurs fichiers vers un destinataire vous avec 2 possibilités :

  1. soit vous glissez et déposez (aussi appelé drag and drop), les fichiers dans la zone de dépôt,
  2. soit vous cliquez sur le bouton d’ajout Créer une factureprésent sur la liste des fichiers à envoyer

Dans les 2 cas, une fenêtre popup s’ouvre vous invitant à préciser l’envoi :

transfert fichier sécurisé

Vous pouvez :

  • supprimez un fichier déjà sélectionné en appuyant sur la croix rouge en face du fichier à supprimer,
  • ajoutez des fichiers à la liste à transférer en appuyant sur le bouton ‘Sélect. fichier’,
  • précisez l’adresse email du destinataire dans le champ destinataire. Si l’adresse mail n’est pas connue par la plate-forme Clouderial, un compte gratuit lui sera créé pour qu’il puisse télécharger le fichier,
  • donnez une durée d’expiration. Dans le cas où le fichier n’est pas téléchargé suffisamment rapidement par le destinataire, il expirera au bout du délai précisé dans ce champ. Vous pouvez choisir : 4 heures, 12 heures, 1 journée, 2 jours ou une semaine. Attention l’expiration est définitive et toute trace du fichier sera effacée après expiration du délai,
  • transmettre un message à votre destinataire. Cette zone de saisie libre, vous permet de transmettre un message. Ce message sera présent dans le mail d’invitation à télécharger les fichiers envoyé au destinatire.

Une fois la saisie réalisée, appuyez sur « Valider » et l’envoi démarre.

La zone de dépôt est remplacée par une barre bleue qui indique la progression du transfert. Une fois le transfert réalisé, une notification vous informe du bon transfert et la liste des fichiers envoyés se met à jour avec les envois effectués (une ligne par fichier).

A noter :

si le destinataire n’a pas de compte Clouderial, il recevra un email avec une invitation à partager ses documents de votre part. Il doit accepter cette invitation avant de pouvoir se logguer et d’accéder à la liste des fichiers reçus.

a chaque opération sur un fichier : dépôt, téléchargement, expiration, rappel de l’expiration, … un mail est envoyé au destinataire ET à l’émetteur en copie. En tant qu’émetteur de fichiers, vous savez toujours où en sont vos transferts.

 

Comment télécharger un fichier qui vous a été transféré ?

Vous avez un reçu un mail vous informant qu’un fichier a été mis à disposition pour vous. Après avoir validé votre compte (le cas échéant), vous devez le récupérer avant sa date/heure d’expiration qui est rappelée dans le mail. Pour le télécharger, vous cliquez simplement sur le lien présent dans le mail (sur le nom du fichier).

Après connexion à votre compte avec votre login et votre mot de passe (le mot de passe initial se trouve dans le mail d’invitation), vous arrivez directement sur l’application « Fichier » :

telechargement fichier

  1. Un compteur dans le titre de l’onglet vous informe du nombre de fichiers qu’il vous reste à télécharger  (1 dans l’exemple),
  2. Pour télécharger un fichier, vous cliquez simplement sur son nom dans la liste,
  3. ou vous pouvez sélectionner une ou plusieurs lignes et cliquer sur le bouton de téléchargement Téléchargement de la facture

Note : vous avez aussi la possibilité de supprimer un fichier en cliquant sur la croix rouge Rejeter le document dématérialisé après sélectionné un ou plusieurs fichiers.

Après téléchargement, une popup s’ouvre pour que vous puissiez confirmer le bon téléchargement du fichier :

confirmation de téléchargement de fichiers

Cliquez sur ‘OK’ pour confirmer le bon téléchargement. Cette action a pour effet d’effacer le fichier définitivement depuis nos serveurs. Dans le cas où le téléchargement aurait été interrompu ou le fichier reçu illisible, cliquez sur annuler. Vous aurez alors la possibilité de tenter un nouveau téléchargement du fichier.

Le transfert est alors terminé et aucune trace intermédiaire ne subsiste.

 

Droit d’auteur: niroworld / 123RF Banque d’images

Categories: Applications, Articles, Tutoriels

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