Piloter un projet à travers des indicateurs (KPI)

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Cet article fait suite à l’article principe de pilotage d’un projet. Il va vous montrer comment utiliser les indicateurs de suivi de projet pour le pilotage de vos projets et ainsi s’assurer de la bonne tenue de l’engagement. Nous intéressons ici plus particulièrement aux aspects coûts et délai. Toutes ces courbes sont disponibles dans l’application « Projet » permettant la gestion de projet en ligne.

Sommaire :

  1. Analyser une courbe en S pour vérifier la tenue de l’objectif « délai » : estimer son retard / avance, vérifier sa quantité de production
  2. Comprendre les courbes de dépassement / marge et vérifier les coûts du projet,
  3. Analyser les courbes de progression pour détecter les causes d’écarts

nouveauDémonstration en vidéo du suivi de projet par les indicateurs avec les applications Clouderial.

 

 Analyser la courbe en S

La courbe en S permet de vérifier si la date de fin de votre projet va être respectée. Elle mesure l’avancement en % du projet en fonction d’un avancement théorique linéaire.

Cette courbe est dénommée courbe en S car les projets commencent en général doucement (équipe pas complète, entrants pas disponibles, …), est au maximum en milieu de projet et ralentit sur la fin. La courbe d’avancement décrit donc un S.

Les valeurs disponibles sont :

  • %Avancement théorique = (maintenant – date-debut-projet) / (date-fin-projet – date-debut-projet) * 100
  • %Avancement technique = travail-réalisé / travail-revisé * 100
  • %Avancement financier = coût-réalisé / coût-revisé * 100

La surface bleue montre l’avancement théorique linéaire. Il est calculé à partir des dates de début et des dates de fin du projet.
La courbe rouge (‘Avt technique’) montre le pourcentage de travail réalisé par rapport au travail total à effectuer (le révisé).
La courbe orange (‘Avt financier’) masquée sur l’exemple ci-dessous, montre le même pourcentage (réalisé / révisé) mais appliqué aux coûts du projet et non pas uniquement à la charge de travail.
Le projet est en avance si les courbes sont au-dessus de la surface bleue et en retard lorsqu’elles sont en dessous.

Analyse à partir d’un cas réel

projet-courbe-s-1

 La courbe en S (issue d’un cas réel)

Dans cet exemple, on voit que le projet a pris du retard au démarrage. Au 22/06/2013, le retard était précisément d’une semaine. Il a rattrapé son retard grâce aux actions du chef de projet pour être à l’équilibre le 06/07. Un imprévu en fin de projet (au alentour du 20/07) a provoqué un retard qui a finalement été quasiment comblé en fin de projet.

Estimer son avance / retard

Cette courbe permet aussi de factualiser (estimer de façon factuelle) son avance ou son retard. Il suffit de vérifier à quelle date l’avancement aurait dû égal à la valeur courante pour avoir une idée de l’écart.

Exemple :

projet-courbe-s-2

 L’avancement au 22/06 aurait du être atteint le 15/06 => le retard est d’une semaine

Vérifier sa quantité de production par période

La quantité de production par péariode est symbolisée par la pente de la courbe. Si les courbes sont parallèles, la vitesse de production est suffisante. Si des courbes est inférieure à la pente de la surface bleue, elle est insuffisante.

Exemple de vitesse de production insuffisante :

 projet-courbe-s-3

La pente de la courbe rouge est trop faible -> le projet prend du retard à chaque période

Exemple de vitesse de production normale :

projet-courbe-s-4

La pente de la courbe rouge est supérieure à celle de la surface bleue => le projet rattrape son retard (ou accroît son avance selon le cas)

 

Comprendre les courbes de dépassement / marge

Ce graphique permet de vérifier si les coûts du projet sont respectés. Pour cela, le graphique calcule un dépassement (écart du révisé par rapport au prévisionnel) et la marge (écart du révisé par rapport au budget). Les dépassement et marge sont exprimés en valeur absolus et en pourcentage. Ces valeurs sont ensuite mises sur un graphique temporel ce qui permet de vérifier les tendances et de détecter les écarts.

Les valeurs présentées sont :

  • dépassement = révisé – prévisionnel
  • marge = budgetté – révisé
  • %dépassement = (révisé – prévisionnel) / prévisionnel * 100
  • %marge = (budgetté – révisé) / budgetté * 100

Un dépassement positif indique que le révisé est supérieur au prévisionnel et donc que le projet va dépenser plus que ce qui était prévu.
A contrario, une marge positive indique le révisé est inférieur au budgetté et donc que le projet va dépenser moins que le budget alloué.
Le %marge correspond à la rentabilité du projet.

 

Analyse sur un cas réel

Voici un exemple de courbes de dépassement / marge :

projet-overhead-1

Cas réel de courbe de dépassement / marge

Le dépassement technique

Si on s’intéresse au dépassement technique (courbe rouge), on obtient le graphe suivant (cliquez sur les légendes pour faire apparaître/disparaître les courbes) :

projet-overhead-2

Zoom sur le dépassement technique : tout va bien jusqu’au 13/07

On constate que jusqu’au 06/07 tout allait plutôt bien puisque le dépassement technique était de 3%, ou dit autrement, la charge de travail révisée était 3% supérieure à la charge de travail prévue en début de projet. Dans la semaine du 06/07 au 13/07 une mauvaise nouvelle est apparue : une tâche a été sous-évaluée au départ, lors de la mise à jour du reste-à-faire, un écart important est apparu. Au 13/07 le dépassement était de 13%.

La semaine suivante a mise en évidence une tâche manquante. Une fois celle-ci saisie dans le charges du projet, le dépassement était alors de 43%.

Le dépassement financier

Voyons maintenant les impacts financiers sur le projet de ces mauvaises nouvelles à l’aide des courbes. Pour cela, on masque toutes les courbes sauf celles notées « % dépasst technique » et « Dépasst financier » :

projet-overhead-3

Zoom sur le dépassement financier

Note : Les pourcentages sont sur l’échelle de gauche alors que les valeurs absolues se lisent sur l’échelle de droite.

Ce graphique montre le dépassement financier du projet au cours du temps. On constate que jusqu’au 06/06 l’avance financière est de 5000 € ce qui correspond à 26% du prévisionnel.

Entre le 29/06 et le 06/07 l’avance financière est tombée à 0. Ce changement n’est pas dû à un nouveau révisé des charges puisque la courbe rouge n’a pas bougée sur cette période. Dans cet exemple, cela vient du fait que des charges de type « Fournitures » (achat de matériels) ont été passées en « réalisé » à cette date.

Entre le 06/06 et le 13/07 l’impact de la 1ère mauvaise nouvelle se fait sentir et fait passer le dépassement à 2280 € ce qui correspond à 9,87 % des charges financières prévisionnelles. Nous pouvons être sûr qu’il s’agit d’un impact lié aux charges de travail puisque la courbe rouge évolue dans les mêmes proportions. On peut donc dire que la 1ère nouvelle a coûtée au projet 2280 €.

Au 20/06 la deuxième mauvaise nouvelle a fait passer le dépassement à 7410 € soit 32%. La courbe rouge ayant bougée dans les mêmes proportions, nous pouvons être sûr qu’il s’agit bien d’un dépassement lié aux charges de travail. Cette deuxième mauvaise nouvelle a coûté 5130 € au projet (7410 – 2280).

Evolution de la marge et de la rentabilité du projet

Si nous nous intéressons maintenant aux courbes concernant la marge, nous obtenons le graphique suivant :

projet-overhead-4

Evolution de la marge du projet

Sans surprise on constate que la marge initiale du projet qui était d’environ 20%, s’est dégradée au fur et à mesure des mauvaises nouvelles sur le projet. Les 3900 € de marge prévu au début du projet se sont terminés par -9510 € de pertes en fin de projet (soit -45%).

Il faut bien avoir en tête que la marge n’est pas forcément corrélée au dépassement financier comme vu précédemment. La marge est calculée entre le budget du projet et le révisé alors que les dépassements sont calculés entre le prévisionnel et le révisé. Comme vous n’avez pas forcément prévu (le prévisionnel) de dépenser tout le budget, ces valeurs peuvent être différente. C’est notamment le cas si le budget intègre une provision pour risque qui n’a pas été intégrée au prévisionnel.

Analyser les courbes de progression

Les courbes de progression montrent de façon graphique l’évolution de la charge de travail (courbe « Progression de la charge de travail ») ou l’évolution des coûts (courbe « Progression des coûts »).

Elles montrent l’évolution des indicateurs bruts concernant le travail en fonction du temps. Les valeurs représentée sont :

  • La surface bleue montre la charge de travail budgettée
  • La courbe rouge montre la charge de travail prévisionnelle alors que la courbe violette indique la charge de travail révisée.
  • Les barres empilées orange et verte montrent la charge de travail réalisée et restante. Le total de ces deux barres est toujours égale au révisé (par définition).

Exemple tirés du même cas réel :

projet-progress-tech

Progression de la charge de travail dans le temps

Analyse du travail révisé

Le révisé est montré de deux façons : par la courbe voilette ou par le sommet des barres de « reste-à-faire » et « réalisé » empilées.

Un révisé qui augmente veut dire que le travail à effectuer pour terminer le projet a augmenté. Cela peut être lié soit à dépassement (cf. courbe précédente), à l’arrivée d’un avenant. Dans l’exemple précédent le révisé à augmenté suite aux 2 mauvaises nouvelles que le projet a subies.

 Ce révisé peut être facilement comparé au budget initial (surface bleue) ou au prévisionnel (courbe rouge) :

  • Si les courbes sont au dessus de la surface bleue, la marge (partie technique) est négative sur le projet. C’est le cas dans notre exemple à partir du 20/07,
  • Si la courbe rouge (le prévisionnel) est en dessous de la courbe violette (le révisé), un dépassement technique est constaté. C’est le cas dès la 1ère mauvaise du 13/07

 

Analyse du reste-à-faire

En zoomant sur le reste-a-faire, on peut vérifier que celui-ci diminue au fil du temps et en tirer des conclusions si ce n’est pas le cas.

Exemple :

projet-progress-tech-2

Zoom sur le reste-à-faire uniquement : il descend doucement au début et remonte en fin de projet !

Zoomer sur le reste-à-faire permet de constater des anomalies dans la progression qui ne sont pas forcément visibles lorsque toutes les courbes sont affichées. Dans l’exemple précédent, le zoom sur le reste-a-faire montre clairement que le démarrage du projet a été laborieux (une grande classique) et que la fin a été catastrophique puisque le reste-a-faire a augmenté.

 

Analyse du réalisé

Un zoom sur le réalisé est intéressant pour détecter des anomalies dans la production. A équipe constante, le réalisé devrait être linéaire (chacun produit le même nombre de jours par période). Si ce n’est pas le cas, c’est que l’équipe produit différemment (arrivée / départ d’une personne de l’équipe, congés, membre de l’équipe occupé ailleurs, …) et peut expliquer certains écarts constatés par les courbes précédentes.

projet-progress-tech-3

Le réalisé est à peu près linéaire : l’équipe fonctionne bien

Sur l’exemple précédent, à part les 3 1ères semaines ou la progression du réalisé est très faible (ce qui explique le retard constaté en début de projet), le réalisé est linéaire et à même tendance à augmenter : c’est le signe que l’équipe est productive et améliore sa productivité.

 

 

 

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Comments

  • Etienne
    31 juillet 2013 à 9 h 08 min Répondre

    Bonjour,

    Article très intéressant qui montre manifestement de l’expérience dans le domaine. Cependant, dans la litterature, la courbe en S est une courbe représentant la valeur acquise / la valeur planifiée / le coût réel.
    Je comprend bien que votre courbe s’en rapproche mais pourquoi ne pas avoir utilisé les notions couramment utilisée ?

    Etienne

  • 31 juillet 2013 à 9 h 49 min Répondre

    @Etienne, tu as raison dans la litterature la courbe en S correspond à une courbe représentant la valeur acquise (cf. une définition sur l’excellent blog blog-gestion-de-projet.com). Ma courbe est une variante que je trouve plus exploitable directement et surtout présentable directement à l’équipe (la notion de VA reste abstraite pour une équipe). Typiquement, on voit directement l’estimation du retard ou de l’avance en délai. C’est visible directement sur le graphique et donc facile à interpréter pour l’équipe.
    Je réserve la VA pour une vision client.
    A la réflexion du coup je me dis qu’une courbe de VA serait certainement aussi utile pour ceux qui préfère l’utiliser. Je vais la faire ajouter.

    Jean-Marc

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