Import des documents dans les projets

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Nous venons de mettre en ligne une nouvelle fonction : l’import de devis, factures et bons de commande dans les charges ou le budget d’un projet. Cette fonction, réclamée par la communauté, peut-être vue comme une généralisation des fonctions d’import existantes, limitées à quelques cas d’usage fréquent.

Auparavant vous ne pouviez importer que vos devis dans le budget et vos bons de commande dans les charges des projets. Nous avons généralisé cette fonction à tous les documents en laissant le choix à l’utilisateur de la destination des lignes importées : soit dans le budget, soit dans les dépenses du projet (charges). En effet, certains fonctionnement particuliers (process simplifié ou correction d’une erreur par exemple), obligent d’avoir une facture ou un bon de commande avant d’avoir le projet. Dans ce cas, vous allez créer le projet et vous devrez ensuite importer les documents (devis, factures ou bons de commande) dans les charges ou dans le budget du projet.

Processus d’import de document

Pour importer vos devis, factures et bons de commande dans un projet vous devez :

  • Avoir une ou plusieurs factures, devis, bons de commande reliés au projet. Le lien entre le document et le projet se fait soit directement lors de la création du document en précisant le projet lié dans la popup de création, soit, à posteriori en allant dans la section « Liens » du document et en choisissant le projet. Dans la zone de recherche, tapez les 1ère lettres du nom du projet (ou du client) et choisissez le projet à associer au document. Exemple :

Lien d'un document vers un projet

Une fois vos documents associés au projet, en allant sur le détail du projet sur l’onglet Documents, vous devez avoir quelque-chose qui ressemble à ça :

cld-v2-project

  • Passez vos documents à l’état ‘Accepté‘. Cet état indique que le document est terminé, a été envoyé au client ou fournisseur et qu’il a été accepté. Il est donc maintenant référencé comme un document du projet à prendre en compte. Pour changer l’état des documents, vous pouvez double-cliquer sur l’état depuis la liste des documents ou modifier l’état dans la page de modification d’un document,
  • Cliquez sur le bouton d’import des documents. Ce bouton est disponible depuis la liste des projets après avoir sélectionné un projet Importer des devis ou des bons de commande dans le projet ou directement depuis le détail du projet en cliquant sur  Import des documents dans un projet.
  • Une popup de paramétrage de l’import s’ouvre alors vous permettant de choisir quels documents doivent être importés et si l’import doit se faire dans le budget ou dans les charges : Paramétrage de l'import de documents dans un projet

Paramétrage de l'import de documents

  • Cochez les types de documents à importer (Devis, Factures et/ou Bons de commande) et pour chacun indiquer sa destination : Budget ou Charges.
  • Lancez l’import en cliquant sur OK. Après un certain temps dépendant du nombre de documents à importer, une notification vous signale le résultat de l’import.
  • Une notification verte indique qu’au moins un document a été importé. Une notification jaune indique qu’au contraire aucun document n’a été importé. Cela peut être dû à plusieurs facteurs :
    • aucun document du type choisi n’est relié au projet. Voir au début de l’article pour vérifier ou corriger au besoin,
    • les documents ne sont pas dans l’état ‘Accepté‘,
    • les documents ont déjà été importés sous la forme de charge et/ou de lignes de budget : pour prévenir un double import, une vérification est effectuée avant chaque import de document pour vérifier si il existe au moins une ligne de budget ou de charges dont la source est le document en question. Si tel est le cas, l’import est réputé déjà effectué et le document est ignoré. Pour pouvoir importer le document en question une nouvelle fois, il faut supprimer toutes les lignes du document des charges et du budget.
  • Lorsque l’import a réussi, vous visualisez les lignes importées dans l’onglet Budget/Eléments ou Charges/Eléments du projet. Chaque ligne fait apparaitre un lien vers le document source, dans la colonne source. Un clic sur ce lien permet d’aller directement dans le document importé. Exemple après un import réussi dans les :Import réussi d'une facture dans les charges du projet

Conclusion

On a appris dans cet article à importer des charges ou des lignes de budget d’un projet depuis des documents liés au projet, dans l’état « Accepté« . Cette fonction vous permet d’initialiser très simplement vos projets et vous évite les doubles saisies sources d’erreur et de perte de temps.

Cette fonction a été réalisée à la demande de la communauté des utilisateurs…. Donc, n’hésitez pas à demander si vous pensez à une fonction qui pourrait intéresser d’autres utilisateurs.

 

Categories: Application "Devis et facture", Application "Projet", Articles, Tutoriels

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