La gestion commerciale

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La gestion commerciale avec Clouderial

Les dernières évolutions du logiciel Projet et du logiciel Factures permettent de transformer la plate-forme Clouderial en véritable module de gestion commerciale. Idéale pour les indépendants, auto-entrepreneurs, TPE et PME, vous accédez ainsi à un logiciel de gestion en ligne, pour un coût dérisoire, sans aucun besoin de gestion de licences et de plate-forme d’hébergement.

Calcul de rentabilité de vos projets, mesure de votre marge mensuelle, export vers le logiciel de comptabilité financière de votre comptable, découvrez comment utiliser au mieux nos applications en ligne pour remplacer votre module de gestion commerciale.

Cet article décrit comment utiliser au mieux les nouvelles fonctions pour vos activités de gestion quotidienne.

L’ERP en ligne pour indépendant, auto-entrepreneur, TPE et PME

La comptabilité se décompose en un certain nombre d’activités quotidiennes ou périodiques :

  1. La comptabilité commerciale (ou gestion commerciale) : activité consistant à gérer votre fichier client, les devis, les factures, les avoirs et les bons de commande pour vos clients et vos fournisseurs,
  2. La comptabilité financière (ou gestion financière) : activité effectuée par un comptable ou expert comptable qui consiste à gérer à gérer la comptabilité de l’entreprise.

La comptabilité commerciale nourrit la comptabilité financière à partir des factures et des avoirs que vous avez émis dans le mois appelé mois comptable dans la suite.

Avec la plate-forme logicielle en ligne Clouderial, vous réalisez toutes vos activités de gestion commerciale et exportez en fin de mois comptable – à une date arbitraire que vous choisissez – les factures et avoir dans le logiciel de comptabilité financière de votre expert comptable. Vous supprimez ainsi tous les risques liés à la double saisie : erreurs dans les montants ou dans les dates, saisie en double, oublis, …

Les fonctions de comptabilité commerciale sont décrites dans le détail dans les paragraphes suivants. La plate-forme Clouderial est très souple dans le sens ou toutes les étapes décrites ci-dessous sont facultatives mais, pour une utilisation optimale, vous utilisez les fonctions suivantes (dans l’ordre naturel d’un business classique) :

  • constitution de votre fichier client : l’application « Client » permet de créer vos clients et de les regrouper en portefeuilles. Le portefeuille permet de partager le groupe de clients avec vos collaborateurs par exemple. Un nouveau champ nommé ‘Type client international‘ vous permet de spécifier la localisation de votre client (local, Union Européenne, USA ou autres). Ce champ sera utilisé lors de l’export vers le logiciel de compta financière,
  • saisie de devis : l’application Facture vous permet de saisir vos devis, de les numéroter automatiquement, de les partager avec votre client,
  • transformation du devis en projet : une fois accepté par le client, vous transformez votre devis en projet. La constitution d’un projet vous permet de suivre avec le niveau de détail qui vous convient l’ensemble des activités du projet (tâches, …), d’en suivre l’avancement mais aussi de calculer la rentabilité du projet. La transformation d’un devis en projet, initialise automatiquement le budget du projet avec les lignes du devis. Vous n’avez donc aucune double saisie à effectuer.
  • commande de sous-traitance : si votre projet nécessite de la sous-traitance, l’application « Facture » vous permet de créer un bon de commande, d’envoyer ce bon de commande à votre fournisseur qui le validera directement en ligne (même fonctionnement que les devis mais avec un fournisseur).
  • importation des bons de commande : une fois accepté par le fournisseur vos bons de commande devraient être importés dans le projet. Les lignes du bons de commande viennent s’ajouter automatiquement aux lignes de dépenses du projet.
  • mesure de la rentabilité brute : avec tous les devis et les bons de commande regroupés au sein du projet, vous avez accès à la rentabilité brute du projet.
  • gestion de projet classique : la plate-forme vous permet de créer des charges internes, des tâches et de les suivre : vos charges de réalisation internes sont transformées en tâches avec une charge prévisionnelle, une affectation, une date de fin prévisionnelle. Elles deviennent alors visibles dans la liste des tâches de vos collaborateurs. Vos collaborateurs mettent périodiquement à jour la charge de travail consommée et restant à faire sur leur tâches et tout au long du déroulement du projet vous effectuez périodiquement un suivi de votre projet et vérifiant la mise à jour des charges consommées et du reste-à-faire et en prenant un point de mesure qui viendra s’ajouter aux indicateurs du projet. Vous avez ainsi les différentes tendances de votre projet : variation de la rentabilité nette prévisionnelle, dépassements, retards, … et une mise à jour en temps de la rentabilité nette de votre projet. Cet article étant dédié à la gestion commerciale, la partie gestion de projet en ligne ne sera pas plus décrite,
  • facturation du projet : vous pouvez générer directement une facture depuis l’application « Projet ». Dans ce cas, toutes les charges marquées comme re-facturables et qui sont terminées seront transformées en facture ou alors générer une facture par duplication d’un devis. La 1ère méthode permet de marquer les charges du projet comme étant « facturées » et garde un lien avec la facture qui a été générée. La 2ème permet de constituer rapidement une facture qui est une copie du devis,
  • envoi de la facture au client : la plate-forme vous permet d’envoyer la facture au client (virtuellement bien sur)  qui peut la télécharger directement depuis l’interface utilisateur de la plate-forme. Vous gardez la possibilité de télécharger le pdf de la facture et de l’envoyer comme vous en avez l’habitude,
  • imputation comptable des projets facturés : tous les mois vous effectuez l’opération dite « imputation comptable » (en général en début de mois suivant). Cette opération permet d’affecter un projet et ses devis, factures et bons de commande associés, à un mois comptable. Lors de l’export vers le logiciel de comptabilité de votre comptable, vous choisirez alors un mois comptable et la plate-forme exportera automatiquement les factures des projets imputés sur le mois.
  • export vers le logiciel de comptabilité financière : vous (ou votre comptable) exportez les factures et avoir du mois vers le logiciel comptable soit directement depuis l’application « Projet »en choisissant le mois d’imputation comptable à exporter, soit depuis l’application « Facture » en choisissant une plage de dates. Attention, dans ce dernier cas, le résultat dépend des dates de factures et non pas de l’imputation comptable (qui se fait au niveau projet). Si vous travaillez en mode « Projet », il est bien évidemment conseillé d’utiliser l’export depuis l’application « Projet » qui garantie la cohérence entre les imputations comptables des projets et les factures associées.
  • mesure de votre rentabilité ou marge mensuelle : depuis l’application « Projet », vous déclenchez un « rapport » qui, à partir d’un mois d’imputation comptable, liste les projets, la rentabilité de chacun et la rentabilité du mois.

 

Le processus de gestion commerciale

Nous allons maintenant détailler chacune de ces étapes du processus de gestion commerciale à l’aide de la plate-forme logicielle en ligne Clouderial.

Fichier client en ligne

Vous constituez votre fichier client en ligne directement depuis l’application « Client ». Vous regroupez vos clients par portefeuilles et partagez vos portefeuilles avec vos collaborateurs. La constitution du fichier client est décrite ici : Le fichier client en ligne.

Pour la gestion commerciale et le lien avec le logiciel de compta financière, un nouveau champ nommé ‘Type client international‘ a été ajouté à la fiche client. Il permet de spécifier la localisation de votre client (local, Union Européenne, USA ou autres). Ce champ sera utilisé lors de l’export vers le logiciel de compta financière pour affecter le bon code comptable de vente aux factures de ce client. Il est ici :

Client international

Création de devis en ligne

L’application « Facture » permet de créer vos devis en ligne. Vous cliquez sur le bouton Créer une facture depuis la liste des devis, et accédez alors à la fenêtre de création d’un devis suivante :

Création de devis en ligne

Vous donnez un numéro à votre devis soit de façon manuelle en saisissant un numéro (qui se doit être unique), soit en cliquant sur le bouton de numérotation automatique : Numérotation automatique de vos devis / factures. Dans ce dernier cas, vous devez avoir configuré vos compteurs automatiques en cliquant sur le lien ‘Gérer vos compteurs‘ si cela n’a jamais été effectué. Consulter l’article sur ce sujet : Numérotation automatique des factures.

Vous donnez ensuite un libellé, affecter à un projet et/ou un client existant à l’aide des champs de recherche dédiés.

L’appui sur le bouton OK créé un devis vierge dans la liste des devis. Vous pouvez ensuite le modifier en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton Mettre à jour un devis en ligne. Vous ajoutez des lignes dans le devis à l’aide de l’onglet « Eléments ».

Transformation du devis en projet

Cette fonction vous permet d’initialiser un nouveau projet à partir d’un devis accepté par le client. Par cette action vous passez en mode « projet » pour la gestion de du travail à effectuer pour ce client. Le projet vous permet ici de regrouper tous les documents (devis, factures, bon de commande) liés à la gestion commerciale sous un seul réceptacle pour avoir accès à la rentabilité du projet. Cf. mesurer la rentabilité de votre projet.

L’initialisation du projet consiste à recopier les informations du devis (libellé, client, …) dans celles du projet et à initialiser le budget du projet à partir des éléments du devis. Après la création du projet, le budget est donc identique au devis et une ligne de budget par ligne du devis a été ajoutée.

Pour créer un projet à partir d’un devis, il faut se rendre sur la liste des devis, sélectionnez le devis concerné et appuyez sur le bouton Créer un projet à partir d'un devis.

Note : la fonction est aussi accessible depuis le détail d’un devis en haut de page avec le bouton Créer un projet à partir d'un devis.

Le projet est créé directement lors de l’appui sur le bouton et l’affichage bascule sur le détail de projet que vous pouvez donc personnaliser. Ouvrez l’onglet « synthèse » et vous constatez que le budget du projet a été initialisé avec les lignes du devis.

Rentabilité d'un projet

 

Création de bon de commande en ligne

Etape importante d’une application de gestion commerciale, le bon de commande permet de commander de la sous-traitance, une prestation ou des fournitures. Un bon de commande correspond à une charge externe pour le projet (par contradiction avec les charges internes de réalisation du projet consommées par vos équipes internes). Nos applications permettent de relier les bons de commande au projet et donc de calculer une balance commerciale par projet nommée marge brute dans la suite de cet article.

La création d’un bon de commande est similaire à celle d’un devis ou d’une facture mais depuis l’onglet « Bons de commande ».

Une fois votre bon de commande accepté par le fournisseur, vous pouvez l’importer dans les charges du projet. Des charges du projet sont alors automatiquement créées (une par ligne du bon de commande). Le bouton d’import est situé dans « l’application Projet« , sélectionnez un projet, ouvrez la page de modification en appuyant sur Mettre à jour un devis en ligne, puis accédez à l’onglet « Charges ». Le bouton d’import est celui-ci : Importer des devis ou des bons de commande dans le projet.

Importer des bons de commande dans le projet

Vue de la page permettant l’import de bons de commande dans le projet

 

Ce bouton importe tous les bons de commande à l’état « Accepté » dans les charges de votre projet. Veuillez donc bien à ce que le bon de commande en question soit associé au projet et dans l’état « Accepté« .

 

Mesure de la rentabilité brute

A ce stade la synthèse du projet permet de constater la marge brute du projet :

marge brute = budget (devis) – charges externes (bons de commande)

marge nette = budget (devis) – charges externes (bons de commande) – charges internes

La rentabilité, la marge et les éventuels dépassements sont affichés dans tous les onglets du détail d’un projet sous la forme d’un bloc de synthèse :

Rentabilité d'un projet

Ce bloc de synthèse est affiché sur toutes les pages de modification d’un projet et est mis à jour en temps réel en fonction de vos actions sur les éléments du projet. Vous savez en donc en permanence où en est votre projet.

 

Gestion de projet et de vos charges internes

La plate-forme Clouderial vous permet de gérer vos charges internes comme un projet classique. Différents articles décrivent cette partie gestion de projet. Citons :

  1. Le cycle projet complet : devis -> projet -> tache -> facture,
  2. Les principes de pilotage d’un projet
  3. Piloter un projet à travers des indicateurs (KPI),
  4. Organiser vos actions et vos tâches pour gagner en efficacité !

Merci de vous référer aux articles ci-dessus pour plus d’informations sur comment gérer votre projet et suivre l’avancement de votre projet.

Facturer votre projet

En fin de projet ou en cours de projet, vous êtes amenés à émettre une facture. Pour ce faire vous avez plusieurs possibilités en fonction de votre cas d’usage :

  • vous facturez ce qui a été commandé dans le devis : dans ce mode le devis correspond à un forfait, le projet est facturé une seule fois à la fin et la facture reprend les éléments du devis. La facture est indépendante du temps passé réellement sur le projet (charges internes) et des bons de commande (charges externes). Dans ce cas d’usage, le plus simple est de créer une facture par duplication d’un devis. Ouvrez l’application « Facture » sur l’ongle « Devis », sélectionnez le devis en question et appuyez sur le bouton Dupliquer un devis. Une fenêtre de création de facture s’ouvre alors vous permettant de numéroter la facture et de la nommer. Utilisez le bouton Numérotation automatique de vos devis / factures pour numéroter automatiquement la facture. Une fois créée, vous constaterez que les lignes de la facture correspondent aux lignes du devis. Vous avez bien sûr, tout loisir de modifier les lignes de la facture après création sans impacter le devis.
  • vous facturez au temps passé : vous avez par exemple un contrat d’assistance technique et vous facturez au temps passé de façon régulière. Dans ce cas, vous devriez gérer les charges de votre projet depuis l’onglet « Charges » d’un projet en marquant les charges comme facturable Charge refacturable. Cet indicateur, placé sur une charge, permet d’indiquer au module de facturation qu’une fois terminée, cette charge doit faire l’objet d’une ligne de facture. Vous déclenchez la facturation du projet depuis la liste des projets en appuyant sur Facturer un projet ou depuis son détail en appuyant sur le bouton Facturer un projet . Une popup de création d’une nouvelle facture s’ouvre alors vous permettant de la nommer et la numéroter. Toutes les charges facturables, terminées et non déjà facturées sont alors ajoutées automatiquement comme une ligne de facture.

Envoyer la facture au client

L’envoi de la facture au client peut se faire selon 2 modes :

  1. l’envoi manuel : depuis l’application « Facture« , vous prévisualisez la facture Prévisualisation d'une facture / devis / bon de commande, vous téléchargez la facture Téléchargement de la facture. Vous avez alors un pdf que vous pouvez envoyer à votre client selon la méthode convenue avec lui : impression et envoi par courrier, envoi par email, … Dans ce cas de figure, vous devez passer l’état de la facture à l’état « Envoyée » directement depuis la liste des factures. En effet, l’imputation comptable des factures décrites ci-dessous, ne prend en compte les factures qui si elles sont été « Envoyée«  (sinon le logiciel suppose qu’elle est cours de rédaction),
  2. l’envoi via la plate-forme : cette fonction est en cours de refonte et non disponible actuellement. Elle vous permettra de partager la facture avec votre client, de lui signaler la présence d’une nouvelle facture. Le client pourra alors directement la télécharger depuis la plate-forme Clouderial.

 

Imputation comptable des projets facturés

De façon périodique, vous déclarez à quel mois comptable vos projets facturés doivent être rattachés. Cette opération nommée « imputation comptable » est la 1ère étape vers une liaison avec votre ERP (EBP, Ciel ou autre …). Vous pourrez ensuite exporter toutes les factures imputées sur un mois comptable vers votre outil de gestion comptable financière.

Pour effectuer cette action, vous effectuez les actions suivantes :

  • rendez vous sur la page de gestion des projets,
  • vérifiez l’état de vos projets : seuls les projets dont l’état est « Facturé » sont pris en compte. Normalement, lorsqu’une facture est générée pour un projet, son état passe directement à « Facturé« . Vous pouvez utiliser le filtre Filtrer les documents facturés pour vérifier tous les projets concernés : saisissez « facturé » dans la zone de recherche pour lister les projets qui sont concernés par l’imputation comptable,
  • appuyez sur le bouton d’imputation Imputation comptable, une fenêtre s’ouvre alors vous permettant de choisir a quel mois comptable vous voulez affecter vos projets « Facturés« . Par défaut, le mois courant est renseigné. Choisissez un mois comptable et validez le formulaire. Exemple :
    Imputation comptable des projets

    Imputation comptable des projets facturés


  • après quelques instants, une fenêtre de résultat de l’imputation s’ouvre vous permettant de vérifier ce qui a été réellement imputé ou non imputé et dans ce dernier cas, la raison de la non imputation. Exemple
Résultat de l'imputation comptable

Résultat de l’imputation comptable

Les causes de non imputation d’un projet sont les suivantes :

  1. le projet n’est pas dans l’état « Facturé ». Pour y remédier, vous devez facturer le projet comme décrit ci-dessus. Si vous avez modifié manuellement l’état du projet, il est toujours possible de repositionner l’état à « Facturé »,
  2. le projet n’a pas de facture. Si aucune facture n’a été générée pour le projet, il ne peut pas être imputé. Pour remédier à cette situation, vous devez facturer le projet,
  3. aucune facture du projet n’a été envoyée. Une facture non envoyée est considérée comme étant en cours de rédaction, et elle ne peut donc pas être imputée sur un mois comptable. Si aucune facture du projet n’est dans l’état « Envoyée », l’imputation du projet est annulée.

Les factures des projets imputés ne peuvent plus être modifiées. Cela se justifie par le fait que l’outil de gestion comptable financière de votre expert comptable serait en décalage par rapport à ce qui est connu de la plate-forme Clouderial. Vous avez toujours la possibilité de modifier manuellement l’état du projet si vous voulez intervenir sur une facture après son imputation. Attention dans ce cas, au décalage éventuel avec l’ERP de votre comptable.

Si le résultat de l’imputation ne vous satisfait pas, vous pouvez la relancer autant de fois que nécessaire après correction de ce qui bloquait l’imputation comptable.

Export vers le logiciel de comptabilité financière

Lors de la mise à jour de votre logiciel de comptabilité financière (EBP, Ciel, …), vous devez exporter toutes les factures des projets imputées à l’étape précédente. Cela se fait soit directement depuis la liste des projets ou depuis la liste des factures. Depuis la liste des projets, l’export se fait en fournissant le mois comptable d’imputation, alors que depuis la liste des factures, l’export se fait entre 2 dates fournies. Après appui sur le bouton Export vers EBP, vous accédez à une popup de paramétrage de l’export. Exemple :

Exporter les factures vers EBP

Exporter les factures d’un moins comptable vers EBP

Vous choisissez alors :

  1. le mois d’imputation (depuis « Projet ») ou les dates de début et de fin à prendre en compte (depuis « Facture »).
  2. différents codes comptable de vente sur lesquels les factures vont venir s’ajouter :
    1. le code vente local : les factures émises pour un client local (cf. constituer votre fichier client) viendront s’imputer sur ce code,
    2. le code Union Européenne : les code d’imputation des factures pour les clients Européen,
    3. le code pour les US,
    4. le code pour les autres clients (donc ni local, ni Européen, ni US).
  3. le code du journal de vente : par défaut il est positionné à VE,
  4. le code de la TVA collectée : les factures avec TVA seront dupliquées. Une avec le montant HT sur le code comptable de vente du client et une avec le montant de la TVA sur le code indiqué dans ce champ.

Une fois correctement paramétré, vous appuyez sur le bouton de validation et un fichier au format CSV est téléchargé. Il est directement importable dans la plupart des logiciels de comptabilité (EBP, Ciel, …). Après validation les paramètres sont mémorisés et seront rappelés automatiquement à la prochaine ouverture de la fenêtre de paramétrage de l’export.

Le bouton prévisualiser permet d’ouvrir une page qui contient une vision de ce contiendra le fichier. Utilisez le pour vérifier, avant l’import, que l’export contient bien ce que vous avez prévu.

L’export vers le logiciel de compta peut se faire autant de fois que nécessaire après d’éventuelles corrections.

Mesure de votre rentabilité ou marge mensuelle

Cette nouvelle fonction vous permet d’avoir un rapport mensuel sur l’ensemble de vos projets imputés sur un mois (cf. imputation comptable des projets facturés). La fonction est accessible depuis l’application « Projet » dans l’onglet « Rapports ».

Pour l’instant un seul rapport est disponible : le suivi de comptabilité analytique mensuel, mais d’autres rapports viendront compléter cette liste rapidement.

Le suivi de comptabilité analytique mensuel permet d’obtenir, sur un mois d’imputation comptable donné, la liste des projets avec pour chacun :

  1. le libellé du projet,
  2. le responsable,
  3. la liste des devis émis pour ce projet,
  4. la liste des bons de commande du projet,
  5. la liste des factures ou avoir émises,
  6. le chiffre d’affaire du projet : la somme des montants des factures hors taxe,
  7. le coût externe du projet : la somme des montants des bons de commande hors taxe,
  8. la marge brute : CA – coût externe,
  9. et le taux de marge ou rentabilité : (CA – coût externe / CA) * 100

La dernière ligne du tableau contient les totaux de chaque colonne : CA, coût, marge brute et rentabilité (  ∑ CA – ∑ coût ) / ∑ CA.

Dans la prévisualisation, les listes de devis, factures et bons de commande sont cliquables et permettent d’aller directement au détail du document cliqué.

Les charges internes ne sont pour l’instant par comptabilisées. Si vous êtes intéressé, merci d’en faire la demande dans le forum.

Exemple de rapport (prévisualisation) :

Suivi de comptabilité analytique mensuel

L’ERP pour TPE, PME, indépendant et auto-entrepreneur

En conclusion, la plate-forme Clouderial évolue pour se transformer en véritable outil de gestion commerciale. Les liens avec la gestion de projet et la gestion de tâche en ligne sont pertinents et permettent un gain de productivité conséquent. Idéal, pour les TPE, PME et les indépendants, ces nouvelles fonctions permettent de minimiser le coût d’usage et les besoins de maintenance de votre solution comptable en profitant des avantages mode SaaS (Software As A Service) : zéro plate-forme, zéro mise à jour, zéro licence, zéro abonnement et un paiement à l’usage, à votre rythme, en fonction de vos besoins.

Enjoy !

 

Droit d’auteur: scanrail / 123RF Banque d’images

Categories: Application "Client", Application "Devis et facture", Application "Projet", Articles, Tutoriels

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