Faire un devis ou une facture en ligne

L’application « Devis et facture »

Cette application vous permet d’établir vos devis et vos factures et de les partager avec vos clients.

Saisie simplifiée par abaque de chiffrage, possibilité de personnaliser le rendu via un mécanisme de template totalement modifiable, suivi de l’état, duplication de devis et de factures pour accélérer l’initialisation des devis/factures identiques, visualisation et téléchargement, partage avec le client, initialisation d’une facture à partir des charges d’un projet… Voici un aperçu des fonctionnalités proposées par cette application.

J'y vais !

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Les fonctions de l’application de facturation en ligne

Importer les charges refacturables

Cette fonction permet, en un seul clic, d’initialiser la facture à partir des charges du projet associé. Si votre facture est associée à un projet (nous vous conseillons de le faire), vous pouvez importer les charges marquées comme refacturables du projet. Vous avez ainsi initialisé votre facture en 1 clic sans risque d’erreurs de saisie.

Dupliquer un devis

Vous pouvez créer et initialiser une facture à partir de la duplication d’un devis. En 1 clic votre facture est prête à être transmise au destinataire.

Après cette initialisation, vous avez évidemment la possibilité d’ajouter , modifier ou supprimer les lignes de la facture.

Émettre la facture

L’émission de la facture se fait simplement depuis la liste des factures en sélectionnant l’action « Envoyer au destinataire ». Une popup d’envoi s’ouvre alors vous permettant d’ajouter un message à cet envoi et de préciser l’adresse mail qui sera utilisée pour l’envoi. Par défaut, cette adresse est pré-renseignée avec l’adresse du client si la facture est liée à un projet qui lui-même est lié à un client.

Si le partage avec ce client n’a pas été effectué, un message vous prévient que le client ne pourra accéder à sa facture directement depuis l’application et vous invite à tagguer le document ou à paramétrer le partage.

Peut-on payer la facture en ligne ?

Cette application ne permet pas au destinataire de payer la facture directement en ligne. Vous restez maître du paiement de la facture, de son encaissement et des éventuelles relances.

Les fonctions communes

Personnaliser le modèle

Cette fonction, valable aussi bien pour les devis que pour les factures, vous permet de modifier le modèle utilisé (nommé template) pour générer le document pdf. La personnalisation peut se faire à 2 niveaux :

  1. soit en modifiant simplement le logo, les couleurs, la police utilisée, le bas de page, les conditions de paiement et vos informations bancaires,
  2. soit en modifiant totalement la structure du modèle. Cette fonction nécessite des compétences en développement (html, Freemarker et Mpdf).

Lorsque l’on adapte un modèle, un exemple de facture (ou de devis) avec des données de tests peut être généré en cliquant sur le bouton de prévisualisation. Ceci permet, avant sauvegarde, de vérifier et d’adapter le template.

Associer à un projet

Associer sa facture ou son devis à un projet permet d’éviter toutes les doubles saisies qui sont sources d’erreurs. En effet, vous pouvez initialiser les charges du projet à partir d’un devis et une fois le projet terminé, vous pouvez générer la facture à partir des charges refacturables du projet.

Si le projet est lui-même associé à un client, les informations du client (adresse de facturation…) sont automatiquement récupérées pour initialiser le devis ou la facture.

Partager avec le destinataire

Le partage d’une facture ou d’un devis suit les mêmes principes que tous les partages des documents dans les applications Clouderial. L’article suivant vous explique comment partager un document et comment configurer le partage.

Etablir un devis en ligne

Estimer à partir d'abaques de chiffrage

Les abaques de chiffrages sont des tables pré-programmées et réutilisables qui permettent un chiffrage très rapide, simplement en donnant un chiffre. L’application vous permet :

  1. de créer vos abaques à l’aide d’un éditeur intégré,
  2. de créer des lignes de devis à partir des abaques existants,
  3. de surcharger les valeurs données par l’abaque pour répondre à des cas particuliers.

 

Editer le devis

L’application vous permet d’insérer des lignes de 2 façons :

  1. Soit par création d’une ligne simple pour laquelle vous précisez le nombre d’items, le prix unitaire, un libellé…
  2. Soit par l’intégration d’un abaque de chiffrage. Cf. ci-contre.

Vous avez la possibilité de spécifier des lignes qui sont proportionnelles au total des autres lignes de même type (horaire, fournitures, autre). Ces lignes sont automatiquement recalculées à chaque fois qu’une ligne de même type est modifiée ou insérée. Si, par exemple, vous voulez ajouter une ligne qui fasse 15% du total des lignes de type fournitures (pour garantie ou maintenance par exemple), il suffit de cocher la case « pourcentage ».

Les lignes insérées à partir d’abaques peuvent aussi être des lignes proportionnelles.

Accepter le devis

Une fois partagé avec le destinataire, celui-ci à la possibilité d’accepter le devis. Cet acte constitue un bon pour lancement des travaux. Vous et le destinataire êtes prévenus par mail que le devis a été accepté.

Une fois accepté, un devis n’est plus modifiable ni par l’émetteur, ni par le destinataire.

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