Dématérialisation des factures, devis et bons de commande

La dématérialisation de vos documents (facture, devis, bon de commande) vous permet de vous affranchir des cycles d’impression / signature / scan et emails. Elle va vous apporter un gain de temps appréciable au quotidien en supprimant ces étapes devenues inutiles. Sans quitter vos applications Clouderial vous allez pouvoir notifier un client qu’une facture est disponible et doit être réglée, qu’un devis attend son accord. Avec vos fournisseurs, vous transmettez de façon électronique vos bons de commande avant validation de ceux-ci par le fournisseur.

Les étapes de transmission, accord, rejet se font à travers la plate-forme Clouderial sans qu’aucune impression ni scan ne soit nécessaire. Evidemment, les engagements pris un client sur accord d’un devis ou d’un fournisseur sur un bon de commande engagent le signataire. Un destinataire a toujours la possibilité d’accepter ou de refuser un document. Dans ce dernier cas, un motif sera demandé et transmis à l’émetteur.

La plate-forme Clouderial est alors le gardien de la preuve que le document a été accepté (ou refusé).

Cette preuve peut être opposable le cas échéant en cas de litige.

Processus global de dématérialisation

Le processus global est le suivant :

1. l’émetteur construit son document (facture, devis ou bon de commande) à l’aide de l’application « Devis/factures » accessible ici,
2. l’émetteur envoie le document de façon dématérialisé à son destinataire,
3. la plate-forme Clouderial envoie un mail au destinataire (avec l’émetteur en copie) pour l’informer de la disponibilité d’un document. Si le destinataire n’a pas de compte Clouderial, un compte gratuit est automatiquement créé à l’occasion pour qu’il puisse consulter et valider ou refuser le document,
4. le destinataire se connecte alors sur son compte et se rend sur la page de réception des documents dématérialisés.
5. le destinataire télécharge le document envoyé par l’émetteur,
6. la plate-forme Clouderial, informe l’émetteur (avec le destinataire en copie) du téléchargement du document et mémorise la date et heure de téléchargement dans le champ ‘Téléchargement‘ du bloc ‘Dates‘,
7. le destinataire accepte ou refuse le document. Dans le cas d’un refus, la raison du refus est demandée,
8. la plate-forme Clouderial, informe l’émetteur (avec le destinataire en copie) de l’acceptation ou du refus par le destinataire avec la raison du refus le cas échéant.

 

Vous trouverez dans les paragraphes ci-dessous, un descriptif détaillé de chacune de ces étapes du processus.

La construction du document

Pour construire le document, l’émetteur utilise la plate-forme Clouderial de façon classique. L’envoi sous forme dématérialisé n’a pas d’impact sur la construction du document. Tous les documents existants sont donc transmissibles sous forme dématérialisés.

A noter toutefois :

• si le document est associé à un client ou associé à un projet lui-même associé à un client, l’adresse mail du client sera pré-renseignée dans la popup de paramétrage de l’envoi,
• une fois accepté ou refusé par le destinataire, le document n’est plus modifiable par l’émetteur. Si des fois, vous aviez besoin de modifier le document, vous devez repasser le document dans l’état « Créé(e) » ce qui a pour effet d’invalider l’acceptation ou le refus par le destinataire.

Quelques articles du blog ont été rédigés pour vous aider dans la construction de vos documents :

• Faire un devis en ligne,
• Créer une facture en ligne,
• La numérotation automatique,

 

L’envoi de document dématérialisé

Rendez-vous sur la liste des factures/devis/bons de commande de l’application « Devis/Factures« . Lorsque vous sélectionnez un document, vous verrez apparaître le bouton d’envoi : 

Appuyez dessus et la popup d’envoi de document dématérialisé suivante s’affichera:

Cette popup permet de paramétrer l’envoi du document de façon dématérialisé.

La première partie de la popup nommée « Document » présente le libellé, le numéro, le label du client (si le document est associé à un client), le montant HT et le montant TTC. Vous vous assurez ainsi qu’il s’agit bien du document voulu.

Dans la deuxième partie vous allez préciser :

• le destinataire : il s’agit de l’adresse mail de la personne signataire du document. Si un client est affecté au document, ce champ est initialisé avec l’adresse mail du client, mais reste modifiable,
• le message au destinataire : vous pouvez ici laisser un message qui sera transmis au destinataire. Ce message permet de personnalisé le mail qui sera envoyé au destinataire pour le notifier de la réception d’un document dématérialisé. Exemple de message : Veuillez trouver ci-joint comme convenu, le devis en réponse à votre demande du … concernant ….
• Sauve email : pour sauvegarder l’email du destinaire dans le client (accessible uniquement si le document est associé à un client),
• Créer compte : pour créer automatiquement un compte gratuit au destinataire si il n’a pas déjà un compte dans Clouderial. Cette option est sélectionnée et n’est pas modifiable car le destinataire doit forcément avoir un compte pour télécharger et accepter ou refuser le document,
• Partage auto : pour créer automatique une règle temporaire de partage du document avec le destinataire. Cette option est sélectionnée et non modifiable pour permettre au destinataire de télécharger le document. Une fois que le document sera clôturé, le partage automatique sera supprimé de sorte que seul l’émetteur puisse voir son document. Les règles de partage automatique sont visibles comme les autres règles (depuis le bouton partager  sur la liste des documents).

Appuyez sur OK lorsque le paramétrage est valide.

Dans la liste des documents de l’émetteur, le document apparaît alors avec l’état «  Envoyé(e) »

A noter : un document ne peut être envoyé que lorsque son état est : « Créé(e) » ou « Envoyé(e)« . Dans ce dernier cas, il est ré-envoyé si il l’avait déjà été.

Mail d’information de la dématérialisation d’un document

Une fois l’envoi effectué, un mail est automatiquement envoyé par la plate-forme Clouderial au destinataire dont l’adresse mail a été fournie dans la popup précédente. Ce mail informe le destinataire d’une dématérialisation de document a son égard et qu’il doit accepter ou refuser le document. Il contient le message que l’émetteur lui a rédigé précédemment.

Exemple :

A noter : l’émetteur est en copie du mail et d’une manière générale de tous les mails émis par la plate-forme concernant la dématérialisation de documents.

 

Le destinataire se connecte

Le mail contient un lien permettant au destinataire de se connecter et d’accéder directement à la liste des documents dématérialisés reçus. Cette liste ressemble à :

La page contient :

1. un onglet spécifique aux documents dématérialisés nommé « A accepter » suffixé avec le nombre de documents en attente d’acceptation ou de rejet (1 dans l’exemple),
2. une aide expliquant au destinataire ce qu’il doit faire et comment le faire. Cette aide, après ouverture, redirige vers cette page du blog,
3. les documents dématérialisés qui sont partagés avec vous. Les documents sont visibles tant qu’ils sont dans l’un des états
   • «  Envoyé(e) » : en attente d’acceptation ou rejet du destinataire,
   • «  Téléchargé(e) » : le destinataire a téléchargé le document,
   • «  Accepté(e) » : le destinataire a accepté définitivement le document,
   • «  Rejeté(e) » : le destinataire a refusé définitivement le document
4. les boutons d’action actifs après sélection d’un document, permettant :
   • : de télécharger une version pdf du document sélectionné,
   • : d’accepter le document sélectionné. Cf ci-dessous,
   • : de refuser le document sélectionné. Cf ci-dessous

 

Le destinataire télécharge le document

Lorsque le destinataire appuie sur le bouton de téléchargement du document , une copie pdf du document est téléchargée et sauvegardée sur le poste du destinataire. Pour le visusaliser, le destinataire doit ouvrir le pdf dans un visualiseur pdf.

La plate-forme Clouderial informe alors l’émetteur par mail avec le destinataire en copie, que le document a été téléchargé.

Dans la liste de dématérialisation, le document est passé à l’état «  Téléchargé(e)« .

A noter : le destinataire peut télécharger le document autant de fois qu’il le souhaite, même après acceptation ou refus.

 

Le destinataire accepte ou refuse le document

L’acceptation du document se fait par l’appui sur le bouton . Une popup de confirmation s’ouvre alors pour demander confirmation et valider l’engagement pris par le destinataire qui accepte le document :

L’acceptation signifie que le destinataire est d’accord avec les termes du documents (contenus des travaux, montants, conditions de paiement, …). Elle est définitive et ne peut être annulée par le destinataire.

Le rejet du document s’effectue en appuyant sur le bouton . Il signifie que le destinataire n’est pas d’accord avec au moins un des termes du devis ou du bon de commande et que celui-ci n’est pas pris en compte. Le rejet doit être motivé par un texte explicatif saisi lors de la confirmation du rejet :

Dans le cas d’une acceptation ou d’un rejet un mail est envoyé à l’émetteur avec la décision du destinataire. Le destinataire est en copie de ce mail.

En conclusion

La fonction de transmission des documents dématérialisés permet de simplifier grandement le processus d’échange et de signature des documents type devis, facture et bon de commande. D’un simple clic, sans quitter la plate-forme, le rédacteur d’un document peut l’envoyer pour acceptation à un client ou fournisseur et celui-ci peut répondre directement depuis l’interface sans avoir d’impressions, signatures, scans et envois du document par mail ou par courrier à effectuer.

Clouderial garde la trace de la validation du destinataire et cette trace pourra lui être opposable au besoin.

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Tags: bon de commande, dématérialisation, devis, facture