Comment partager des documents (devis, facture, …) avec d’autres utilisateurs

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Le partage de documents dans les applications Clouderial est une des fonctionnalités principales de cette suite logicielle. Vous travaillez maintenant en mode collaboratif avec vos fournisseurs, clients et collaborateurs. Vos interlocuteurs ont accès directement aux documents que vous partagez avec eux, sans besoin de stockage ou de mail supplémentaire. Les outils fournis vous permettez de contrôler finement qui a accès à quoi simplement.

Sommaire :

  1. Les 3 grands principes du partage
  2. Que peut-on partager exactement ?
  3. Comment organiser ses groupes et ses tags ?
  4. A quoi ressemble une règle de visibilité ?
  5. Concrêtement comment fait-on ?

 

Les 3 grands principes du partage

Le partage est basé sur les principes suivants :

  1. Vous définissez des groupes de personnes,
  2. Vous organisez les groupes de façon hierachique,
  3. Vous définissez des règles de visibilités entre les groupes et les documents (quels groupes d’utilisateur peut voir / modifier quels documents).

Une fois cette configuration effectuée :

  • vos groupes sont utilisables pour d’autres partages,
  • il suffit d’ajouter (resp. de retirer) un utilisateur dans un groupe pour qu’il acquiert (resp. perde) instantanément la visibilité des documents concernés,
  • vous avez en permanence le contrôle de la visibilité de vos documents en utilisant la fonction « Qui peut voir mon document » 

 

D’accord, mais c’est quoi un document ?

Un document est un objet créé ou modifié ou supprimé par une application. Tous les documents sont partageables et ce, de façon uniforme quelque soit l’application.

Les meilleurs exemples de document sont : les devis, les factures, les projets, les clients ; mais aussi, les templates de devis/factures et les abaques de chiffrages, les espaces de fichiers partagés

On pourrait donc imaginer avoir un service d’une société qui prépare les templates et les abaques et qui les met à disposition en lecture aux collaborateurs d’un service commercial pour utilisation.

 

Comment j’organise mes groupes ?

Vos groupes d’utilisateurs peuvent être organisés de manières hiérarchiques (sous la forme d’un arbre).

Organiser ses groupes

Si vous partagez des documents en interne, vous aurez certainement des groupes qui vont refléter l’organisation de votre société. Vous pourrez ainsi très simplement partager des documents avec l’ensemble d’un service.

Si le partage des documents se fait avec des clients, vous aurez certainement un groupe racine (sans parent) pour chacun de vos clients.

Exemple d’organisation des groupes d’utilisateurs :

- Internes -+- Service commercial
            |
            +- service technique
- Externes -+- Client n°1 -+- Client1 : dir com
            |              |
            |              +- Client1 : dir tech
            +- Client n°2
...

Les groupes inclus les sous-groupes. Dans l’exemple précédent, si M. X est dans le groupe « Client1 : dir tech », il est aussi implicitement dans le groupe « Client n°1 » et dans le groupe « Externes ». Il hérite donc automatiquement des règles de visibilité positionnées sur les groupes parents.

 

 

A quoi ressemble une règle de visibilité ?

Une règle de visibilité est une règle qui dit :

Le groupe XXX peut voir le documents,

Le groupe XXX peut modifier le document.

On a donc besoin de 3 paramètres pour construire une règle de visibilité : un groupe, un droit d’accès (‘peut voir’ ou ‘peut modifier’) et un document.

 

Concrêtement comment fait-on ?

Pour configurer le partage, voici comment cela se passe :

 

Comme toujours, tous vos commentaires / remarques / suggestions sont les bienvenues.

Categories: Application "Client", Application "Devis et facture", Application "Projet", Articles, Tutoriels

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