Comment partager des documents (devis, facture, …) avec d’autres utilisateurs

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Le partage de documents dans les applications Clouderial est une des fonctionnalités principales de cette suite logicielle. Vous travaillez maintenant en mode collaboratif avec vos fournisseurs, clients et collaborateurs. Vos interlocuteurs ont accès directement aux documents que vous partagez avec eux, sans besoin de stockage ou de mail supplémentaire. Les outils fournis vous permettez de contrôler finement qui a accès à quoi simplement.

Sommaire :

  1. Les 3 grands principes du partage
  2. Que peut-on partager exactement ?
  3. Comment organiser ses groupes et ses tags ?
  4. A quoi ressemble une règle de visibilité ?
  5. Concrêtement comment fait-on ?

 

Les 3 grands principes du partage

Le partage est basé sur les principes suivants :

  1. Vous définissez des groupes de personnes,
  2. Vous définissez des tags (marqueurs qui sont placés sur les documents),
  3. Vous définissez des règles de visibilités entre les groupes et les tags (quels groupes d’utilisateur peut voir / modifier quels documents taggués).

Une fois cette configuration effectuée :

  • il suffit de placer un tag sur un document pour que celui-ci soit automatiquement et instantanément partagé avec les utilisateurs du groupe,
  • il suffit d’ajouter (resp. de retirer) un utilisateur dans un groupe pour qu’il acquiert (resp. perde) instantanément la visibilité des documents concernés.

 

D’accord, mais c’est quoi un document ?

Un document est un objet créé ou modifié ou supprimé par une application. Tous les documents sont partageables et ce, de façon uniforme quelque soit l’application.

Les meilleurs exemples de document sont : les devis, les factures, les projets, les clients ; mais aussi, les templates de devis/factures et les abaques de chiffrages. Ces derniers sont aussi des documents partageables.

On pourrait donc imaginer avoir un service d’une société qui prépare les templates et les abaques et qui les met à disposition en lecture aux collaborateurs d’un service commercial pour utilisation.

 

Comment j’organise mes groupes et mes tags ?

Vos groupes d’utilisateurs et vos tags peuvent être organisés de manières hiérarchiques (sous la forme d’un arbre).

Organiser ses groupes

Si vous partagez des documents en interne, vous aurez certainement des groupes qui vont refléter l’organisation de votre société. Vous pourrez ainsi très simplement partager des documents avec l’ensemble d’un service.

Si le partage des documents se fait avec des clients, vous aurez certainement un groupe racine (sans parent) pour chacun de vos clients.

Exemple d’organisation des groupes d’utilisateurs :

- Internes -+- Service commercial
            |
            +- service technique
- Externes -+- Client n°1 -+- Client1 : dir com
            |              |
            |              +- Client1 : dir tech
            +- Client n°2
...

Les groupes inclus les sous-groupes. Dans l’exemple précédent, si M. X est dans le groupe « Client1 : dir tech », il est aussi implicitement dans le groupe « Client n°1 » et dans le groupe « Externes ». Il hérite donc automatiquement des règles de visibilité positionnées sur les groupes parents.

 

Organiser ses tags

Les tags (marqueurs placés sur les documents) peuvent s’organiser exactement comme vous le feriez sur un disque dur.

Exemple :

- Clients -+- Client1 -+- Client1 : factures et devis
           |           |
           |           +- Client1 : autres docs
           +- Client2
- Fournisseurs

Je peux ainsi faire des règles qui seront valables pour tous les documents de tous les clients, pour tous les documents du Client1 ou pour tous les devis et factures du client1.

Positionner un tag sur un document, fait que le document hérite automatiquement des tags parents (et donc des règles sur ses tags parents). Dans l’exemple précédent, si Client1 est visible le compte X, alors X verra aussi les documents taggués « Client1 : factures et devis » et « Client1 : autres docs ». 

 

A quoi ressemble une règle de visibilité ?

Une règle de visibilité est une règle qui dit :

Le groupe XXX peut voir les documents taggués YYYY,

Le groupe XXX peut modifier les documents taggués YYYY.

On a donc besoin de 3 paramètres pour construire une règle de visibilité : un groupe, un droit d’accès (‘peut voir’ ou ‘peut modifier’) et un tag.

 

Concrêtement comment fait-on ?

Pour configurer le partage, voici comment cela se passe :

Accès rapide aux chapitres de la vidéo :

  • 01:30 : configuration des groupes,
  • 07:20 : configuration des tags,
  • 09:25 : configuration des règles,
  • 13:25 : taggage d’un document,
  • 15:40 : outils de vérification des règles de visbilité 
  • 18:50 : synthèse et conclusion.

 

Et enfin une vidéo montrant comment on partage un document (valable pour toutes les applications Clouderial) :

 

Comme toujours, tous vos commentaires / remarques / suggestions sont les bienvenues.

Categories: Application "Client", Application "Devis et facture", Application "Projet", Articles, Tutoriels

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