Estimez vos devis à l’aide d’abaques de chiffrage

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La bonne estimation de vos devis est une condition nécessaire au succès du projet qui en découlera. Pour partir du bon pied, vous devez impérativement avoir un bon devis : complet, honnête, explicite et cohérent. La méthode des abaques de chiffrage est reconnue comme l’une des meilleures méthodes permettant l’estimation d’un projet. Elle vous permet de ne rien oublier, elle facilite la négociation future qui découlera du devis et rend explicite ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas.

La mauvaise estimation initiale d’un projet est une des causes majeures de son échec. Outre le stress provoqué par le sentiment de retard permanent que subit l’équipe, la mauvaise estimation initiale provoque inévitablement des tensions et contribue à une qualité médiocre des livrables du projet.

Constitution d’un devis par la méthode des abaques de chiffrage

La méthode globale est décrite dans l’article de l’excellent Blog de Gestion de Projet : Comment bien utiliser les abaques de chiffrage pour l’évaluation de vos projets?

L’outil proposé par Clouderial est l’outil de référence de la méthode décrite dans l’article précédent : il vous permet d’appliquer la méthode des abaques et d’en tirer tous les bénéfices avec un outil en ligne, en mode SaaS, toujours disponible et à jour.

Pour apprendre à utiliser les abaques de chiffrage, nous allons nous mettre dans la peau de l’entrepreneur peintre de l’article, construire les abaques de chiffrages et enfin construire un devis à partir de ces abaques.

La constitution du référentiel

Le référentiel est en fait constitué de 3 abaques qui contiennent :

  1. les charges productives et pour chacune leur charge unitaire,
  2. les fournitures (pinceaux, peinture, …)
  3. les charges proportionnelles (maîtrise d’oeuvre, pilotage, réunions, …)

Il nous faut donc créer 3 abaques de chiffrage, un par référentiel :

  • allez dans l’application devis/factures et sélectionnez l’onglet « Abaques » (c’est ici),
  • cliquez sur le bouton de création Créer une facture. La page de création d’un abaque s’ouvre alors, vous permettant de donner un nom à l’abaque (Travaux peinture),  l’unité de temps (heures) :

Les abaques de chiffrage

 

  • appuyez sur valider pour lancer la création de l’abaque.
  • ajoutez ensuite les différents éléments de l’abaque. Comme vu dans l’article exemple vous devez obtenir quelque-chose qui ressemble à ça :

Les éléments de l'abaque de chiffrage

  • créez de même un deuxième abaque (Travaux Peinture – prop) avec les charges proportionnelles de l’exemple. Pour ce faire, vous devez revenir à la liste et appuyer sur le bouton de création Créer une facture,
  • le deuxième abaque devrait ressembler à ça une fois totalement saisi :

Abaques de chiffrage - les élements de l'abaque

Notre référentiel est maintenant terminé, nous allons pouvoir appliquer ces abaques à la création d’un devis pour le chantier de peinture décrit dans l’article en référence.

Construction d’un devis à partir de ces abaques de chiffrage

Pour ce faire, nous devons d’abord créer un devis vierge à partir de la liste des devis :

  • allez dans l’application devis/factures sur l’onglet Documents, sous-onglet Devis (ou cliquez ici),
  • cliquez sur le bouton de création Créer une facture et donnez les informations suivantes :Création d'un devis en ligne
  • Note : il est conseillé d’avoir créer un client au préalable et éventuellement un projet pour stocker tous les documents du même projet. En savoir plus sur la gestion de projet ou sur le cycle complet de gestion d’un projet.
  • Sélectionnez votre nouveau devis et cliquez sur le bouton modifier Mettre à jour un devis en ligne pour ajouter des lignes dans le devis,
  • Mettez à jour les informations du devis de façon très classique et cliquez sur l’onglet « Eléments » pour ajouter des éléments au devis. Vous devez arriver sur une page qui ressemble à ça : Devis en ligne
  • Vous pouvez ajouter tous les éléments de devis de façon classique en appuyant sur le bouton Créer une facture,
  • Vous ajoutez des éléments de devis à partir d’un abaque de chiffrage en cliquant sur . Vous sélectionnez alors l’abaque de chiffrage et donnez un libellé à l’élément et le liez à l’abaque :Ajout d'un éléement d'abaque de chiffrage
  • il faut ensuite éditer l’élément avec le bouton Mettre à jour un devis en ligne et donnez les valeurs de chaque ligne de l’abaque :Les valeurs de l'abaque de chiffrage
  • Notes :
    • les quantités saisies (30, 50, 30 et 110) correspondent à la surface en mètre carré à traiter car l’unité a été saisie en h/m².
    • l’exemple ci-dessus permet d’obtenir le total de 112 heures de travaux tenant compte d’un surcoût de 15 heures pour la préparation du plafond,
    • le prix à l’heure a été fixé à 50 €/h. Le total de la production pour le chantier s’élève donc à 6720 € dont 1120 € de TVA valorisé à 20%.
  • Ajoutez de même un deuxième élément au devis en choisissant l’abaque « Travaux peinture – prop » pour calculer automatiquement les charges proportionnelles. La case à cocher « Pourcentage ? » doit être cochée pour cette ligne soit automatiquement calculée comme un pourcentage des autres lignes du devis de même type (horaire) :
  • Notes :
    • on indique ici vouloir prendre les lignes « Points client« , « Déplacements » et « Séchage » en mettant une quantité à 1,
    • le déplacements fait l’objet d’un surcoût de 2% en raison de l’éloignement du chantier : il y aura donc au total 4% de déplacement pour cette prestation,
    • le pourcentage total appliqué est donc de 19% sur toutes les charges horaires de production,
    • ces charges sont valorisées à 30 €/h (la valorisation est différente de celle de production). 112 h x 19% = 21,28 h à 30 €/h cela donne bien : 638,40 €,
    • l‘ajout d’une nouvelle ligne de devis non proportionnelle, viendra automatiquement mettre à jour cette ligne. Vous êtes ainsi sur de ne pas l’oublier !
  • Après mise en forme des libellés de chaque ligne du devis avec du code html, on obtient le devis final suivant :Devis en ligne pas cher

Que faire ensuite ?

Vous avez maintenant généré en devis en ligne à partir de deux abaques de chiffrage. Pour compléter l’exemple vous pourriez ajouter une ligne de devis avec des fournitures (pinceaux, peinture, …). L’abaque pourrait contenir la liste des différents pinceaux et pot de peintures avec leur prix. Vous n’auriez plus qu’à indiquer le nombre de pinceaux et de pots de peinture de chaque type vous prévoyez d’utiliser. Vous pourriez aussi faire un abaque proportionnel à la production pour estimer le nombre de pinceaux et de pot de peinture à utiliser. A vous de voir en fonction de vos habitudes et de vos méthodes de travail quelle méthode est la plus indiquée.

Envoyez votre devis à votre client

La plate-forme Clouderial vous permet d’envoyer votre devis de façon dématérialisé directement à votre client. Pour ce faire, vous cliquez sur le bouton Dématérialiser un document et votre client sera amené à téléchargé le devis et à l’accepter (ou le refuser) directement en ligne. Plus d’information sur la dématérialisation des devis et des factures.

Générer une facture à partir du devis

Une fois les travaux terminés, vous pouvez initialiser une facture directement depuis le devis. Cela se fait en sélectionnant le devis depuis la liste et en cliquant sur le bouton Dupliquer un devis. Vous choisissez alors « Facture » et la facture est initialisée. Bien sur vous pouvez mettre à jour la facture avant de l’envoyer si des éléments non présent dans le devis sont à facturés.

Demander à accéder aux exemples en ligne

Les exemples décrits dans cet article peuvent vous être partagé sur simple demande. Utiliser le formulaire de contact et demandez nous à partager les exemples de ce tutoriel.

Conclusion

Nous avons appris avec cet article, à créer un devis en ligne à partir d’abaques de chiffrage. Cet outil en ligne, totalement intégré à la plate-forme Clouderial, permet de suivre la méthode des abaques décrite dans un post référencé en début de cet article.

 

 

Droit d’auteur: numxyz / 123RF Banque d’images

Categories: Application "Devis et facture", Articles, Tutoriels

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